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Artigo, Opinião, Qualidade Industrial

Chegou o dia da Auditoria de cliente e o principal objetivo de toda a organização é que a mesma corra bem, sem imprevistos e que o Plano de Auditoria seja cumprido com o melhor resultado possível.

Assim como a sua preparação, o dia da Auditoria de cliente requer foco, preparação e método.

Depois de nos apresentar os 5 erros que não deve cometer na preparação da sua auditoria, Joana Duarte dá-nos a conheça os 5 aspetos a ter em conta no dia da Auditoria:

1. Tranquilidade e confiança: os seus dois recursos internos chave

A equipa que acompanha o Auditor deverá sentir-se tranquila e confiante. A mesma tem trabalhado para este dia, desde a última auditoria, pelo que terá plena confiança que tudo correrá pelo melhor.

Antes da hora prevista da chegada do Auditor, os vários elementos chave devem visitar as áreas pelas quais são responsáveis, de modo a garantir que tudo funciona na normalidade, que eventuais ausências de postos de trabalho estão devidamente substituídas por pessoal treinado e que tudo flui como todos os outros dias na organização.

2. Encarar este dia como um dia normal de trabalho, para si e para toda a organização

Conforme o Plano da Auditoria definido, todos os processos relevantes na obtenção do produto do nosso cliente são auditados, pelo que serão entrevistados vários intervenientes.

Ao ser encarado como um dia normal de trabalho, quase como ignorando a presença do Auditor, todos os procedimentos implementados conforme os requisitos do cliente e ações corretivas definidas, serão executados espontaneamente pelos seus executantes.

Desta forma, o risco de erros humanos é menor e o sucesso da correta execução será garantido.

3. Garantir o devido funcionamento das linhas de produção

Na normal rotina de qualquer organização ocorrem falhas humanas e de equipamentos.

Se podermos minimizar a falha de equipamentos de produção, estaremos também a reduzir a probabilidade da ocorrência de erros humanos que poderão colocar em causa o sucesso da auditoria.

Neste dia, deverá ser garantido que as intervenções de manutenção curativa e preventiva, que possam comprometer o cumprimento do plano de produção diário, estejam concluídas ou numa fase em que a hipótese de ocorrência de falhas com maior significado seja menor.

4. Salvaguardar que não há roturas de stock de matérias primas, embalagem e subsidiárias

Com o cliente são contratados requisitos próprios relativos a matérias primas, matérias de embalagem e subsidiárias.

Quando ocorre rutura de algum destes itens, por falha no planeamento de aprovisionamentos ou até mesmo por falhas da responsabilidade dos fornecedores, a organização deve estar treinada para agir em conformidade. Na verdade, existem ruturas que poderão implicar a mudança completa do plano de produção diário, dos procedimentos de higienização ou de manutenção previstos.

Da necessidade do cumprimento dos compromissos para com o cliente e na presença do seu cliente nas instalações, geram-se momentos de stress que poderão mais uma vez levar a erros humanos e os mesmos a não conformidades que poderão comprometer o resultado final da auditoria.

5. Garantir que as não conformidades anteriormente identificadas estão completamente ultrapassadas e as equipas treinadas

Começar a trabalhar nas não conformidades identificadas numa Auditoria, logo no mesmo dia, é o primeiro passo.

Assim, no dia da próxima visita, os assuntos envolvidos e os procedimentos definidos já foram trabalhados com tempo e executados em pleno pelas equipas operacionais.

O objetivo é que os procedimentos passem a estar enraizados na rotina diária, para que, no dia da Auditoria de cliente, a hipótese de falhas ser quase residual.

infografia Auditoria de cliente

Ao ter em conta estes 5 aspetos no dia da auditoria do seu cliente, certamente que a mesma decorrerá como um dia normal na sua organização, a pressão vai ser menor e o resultado para ambos os lados será muito mais proveitoso, porque no fundo uma auditoria é um momento de partilha de experiências e de ideias que farão a sua organização evoluir no caminho da melhoria continua!

Joana Duarte

Licenciada em Engª. Química Industrial, Joana Raquel Assis Duarte trabalha, há 16 anos, na Indústria Alimentar: Gestão Operacional de Produto, Planeamento Produção, Controlo de Gestão, Otimização de Processos Produtivos, Logística, Processos de Exportação, Procurement, Compras, Aprovisionamentos e Qualidade e Segurança Alimentar.

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