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5 benefícios da digitalização de checklists

Na indústria, as checklists são realizadas com muita frequência, com o objetivo de garantir a verificação de procedimentos de segurança, manutenção de equipamentos e controlo de parâmetros, em diferentes fases do processo ou para garantir a rastreabilidade do produto.

Uma checklist é um conjunto de ações a realizar, agrupadas no mesmo documento, que pode contemplar variáveis várias: âmbito, periodicidade, criticidade, local ou perfil de quem as realiza.

Na implementação do ACCEPT, deparamo-nos, frequentemente, com alguns exemplos de verificações/controlos que podem ser realizados através da implementação de uma checklist. A título de exemplo, destacamos as auditorias (internas ou externas), registos de receção de mercadorias, expedição de paletes, controlos periódicos em processo, registos de limpeza. Estes são apenas alguns exemplos entre muitos outros.

Apesar do conceito de checklist remeter para uma lista com checks de aprovação, neste artigo, Gonçalo Martins, Product Manager do Software ACCEPT e sócio fundador da empresa Sinmetro, assume que uma checklist moderna/inovadora vai bastante mais além do que isso. Pode, no seu entendimento, integrar outro tipo de registos complementares (como variáveis numéricas, registos de quantidades, defeitos ou informações sobre rastreabilidade).

Digitalizar sim, mas calma

Gostaria de fazer uma nota prévia sobre a digitalização de registos e, neste seguimento, de checklists.

Sim, digitalizar tem, claramente, muitas vantagens e é um passo natural dentro do mundo 4.0, ao qual todas as empresas vão aderindo, cada uma ao seu ritmo.

No entanto, entendo que digitalizar registos não é apenas a transformação de um registo em papel para um formulário online. É, também, uma excelente oportunidade para fazer um lean ao seu processo e otimizar o seu fluxo, retirando passos desnecessários e validações obsoletas.

Pode encontrar mais informação sobre estes conteúdos no Workbook “Otimização de Processos – 10 passos para o sucesso!” e no blogpost ACCEPT Lean Manufacturing: 5 ferramentas que deve conhecer.

5 benefícios da digitalização de checklists

1. Responsabilização dos colaboradores

A digitalização das checklists trará maior responsabilização aos operadores. Enquanto um registo em papel, não grava a “pegada” de quem e quando executou o registo, com a digitalização tudo muda. Ao saber quando e por quem um registo foi (ou não) realizado, está imediatamente a validar se o procedimento definido está a ser cumprido.

Não se pretende necessariamente com a situação acima mencionada penalizar algum desvio, mas sim perceber, rapidamente, o motivo pelo qual o processo interno não estar a ser cumprido e, consequentemente, implementar as melhorias necessárias.

Para tal, a comunicação com quem vai preencher as checklists é um ponto chave:

– Deixe claro a resposta às perguntas “Quem?” “Quando?” e “Porquê?” sobre cada tipo de registo;

– Acolha as dificuldades e oportunidades de melhoria e dê feedback construtivo;

– Congratule o bom desempenho.

2. Resposta visual aos requisitos definidos

Quando implementamos a digitalização de registos com o ACCEPT, a vantagem que mais saliento é a validação, em tempo real, das especificações de cada parâmetro. Pode parecer um detalhe, mas são precisamente os detalhes que elevam algo de bom a excelente.

Apesar dos registos em papel poderem ter definidos os parâmetros de aceitação de cada parâmetro (apesar de nem sempre ser possível) é bastante diferente alguém validar um valor mentalmente (“ora bem, o valor é de 18,4 que acho que é menor que o limite superior que é …. Hum, deixa ver… 19, sim, está OK. Check!”) ou visualizar um semáforo verde, que surge à frente do valor preenchido. Exato, detalhes.

3. Redução do tempo de reação

Assim que um registo é introduzido no sistema é possível enviar um email ou SMS dar a indicação de que algo anómalo ocorreu. Com registos em papel o despoletar de eventuais ações de reação, poderá estar condicionado ao operador ou, hipoteticamente, a alguma tarefa posterior de compilação dos dados recolhidos.

Numa indústria onde tudo flui tão rapidamente, o tempo (de reação) é dinheiro que se pode evitar desperdiçar em não conformidades ou produto defeituoso.

4. Dados sempre disponíveis

Falando em tempo, dashboards e relatórios são ferramentas chave diárias de qualquer indústria, permitindo agregar indicadores e partilhá-los dentro da organização.

Passar dados de papel para o computador (excel?), para os agregar no relatório de lote ou no resumo diário da produção é uma visão que não deve ser estranha a muito dos nossos leitores. Com a digitalização dos registos, pode reduzir o tempo de disponibilização dos dados de horas para minutos. E, por exemplo, aproveitar o tempo que poupou para analisar os dados e preparar ações de melhoria.

5. Pegada ambiental

Fazendo uma reflexão a nível macro, gostaria de relembrar que a digitalização das checklists e a consequente redução do consumo de papel tem um impacto na pegada ecológica da sua empresa, tornando-a numa empresa ecologicamente responsável.

5 benefícios digitalização checklists
Gonçalo Martins

Gonçalo Lourenço Martins

Sócio fundador da Sinmetro, desde 2002, sendo Product Manager do Software ACCEPT.

Licenciado em Engª Informática, pela FCTUC e pós graduado em 6 Sigma, pelo IPLeiria.

Entre na qualidade 4.0 com o ACCEPT!

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