Artigo, Indústria 4.0, Opinião

7 cuidados a considerar na integração de sistemas de informação

  • Text Hover
Ricardo Marques Grilo
Mestre em Informática, Ricardo Marques Grilo desempenha, desde 2000, diferentes funções na área da informática, no Instituto Politécnico de Leiria, onde ocupou o cargo de responsável pelos Serviços Informáticos entre 2010 e 2017.

De 2017 e 2018, desempenhou funções de Chief Operations Officer na Latourrette Consulting, sendo responsável pelas operações da empresa, com equipa em Portugal, Brasil, Colômbia, Chile e Holanda.

Atualmente, enquanto coordenador de projetos no Politécnico de Leiria, mantém a sua ligação com o mundo empresarial, como consultor de gestão informática.

7 cuidados a considerar na integração de Sistemas de Informação

Para ultrapassar dificuldades de comunicação entre sistemas de informação já instalados, com baixa performance, dependência de pessoas ou recursos, é muitas vezes indicada a substituição dos sistemas existentes por novas e promissoras soluções. Será essa a melhor opção?


A substituição de sistemas implica um vasto conjunto de desafios e riscos que podem rapidamente aumentar o custo e esforço, tornando-se numa solução menos eficiente. 
Novos sistemas têm, tipicamente, a si associados: 


• Migração de dados;
• Transformação de dados;
• Importação de dados;
• Novas funcionalidades;
• Novos manuais;
• Várias sessões de formação;
• Curvas de aprendizagem;
• Novas capacidades, e também novos comportamentos inesperados, desconhecidos ou errados.

Se pretende melhorar a performance, reduzir ou eliminar etapas manuais, aumentar a automatização de operações, ou simplesmente libertar recursos, considere muito bem uma solução de integração de sistemas.


A comunicação pode ser feita num só sentido ou em ambos. Para que uma comunicação bidirecional seja possível, terão de existir duas vias de comunicação ou regras e pressupostos de comunicação. A solução pode ter que ser mais complexa, sendo necessário ultrapassar vários obstáculos para que, no final, a comunicação seja bem-sucedida, clara e autónoma.

Plano! Equipa! Ataque!

A integração de sistemas deve ser planeada e gerida como um projeto, com equipa, recursos, entregáveis e objetivos.


Não acredite que os fornecedores das diferentes aplicações vão implementar a integração de forma autónoma. Apenas a sua empresa sabe exatamente o que é preciso, o quer e como quer. São os técnicos da sua empresa que conhecem os dados e as regras de negócio. Os benefícios da integração serão para a sua empresa, mas os prejuízos decorrentes de uma má, lenta ou errada integração, também serão e podem ter muito impacto!


Para além disso, a integração dos sistemas será suportada por mecanismos e tecnologias, que vão precisar de manutenção e de operações de gestão para assegurar a execução da integração da informação, por isso prepare-se!

Considere os seguintes 7 Cuidados para um projeto de integração de sistemas de informação:

1. Descreva comportamentos desejados

Independentemente dos objetivos que procura atingir, há certos comportamentos que quer que aconteçam:


• O que deve fazer o sistema de destino quando recebe a informação?

• Como saberá que a integração ocorreu com sucesso ou insucesso?

• Se houver necessidade de aceder e gerir os dados ou os mecanismos de integração, como gostaria de o fazer?

 

Represente o que quer que aconteça ou como acha que deveria poder agir. Se há interfaces, então desenhe uma maquete (mockup).

2. Documente fluxos de dados

Represente os fluxos de informação pretendidos. Que informação vai, de onde e para onde?


Em cada representação indique a fonte, que dados devem ser lidos e qual o destino dos dados. Seja o mais técnico possível. Refira quais as bases de dados, os webservices e as portas de comunicação. Com esta representação, haverá poucas surpresas na implementação do projeto.


Os dados a integrar deverão ser os que considera “estritamente necessários”.


Indique, na representação, a sequência ou prioridade de execução dos mecanismos de integração, o período em que tem que ocorrer a integração ou se tem que ser em tempo real. Aproveite para agilizar e automatizar ao máximo o seu processo.

3. Defina normas obrigatórias

Em algumas áreas de negócio, existem protocolos de comunicação obrigatórios. Se é o caso, liste-os.

Indique para cada protocolo, onde se deve aplicar. Se para ler dados da fonte, se para escrever dados no destino ou se, por exemplo, para uma opção de exportação de dados.


Se possível, aproveite para implementar formas de exportação de dados em formatos padronizados e abertos, como CSV, XML ou JSON. Dessa forma, assegurará uma forma de obter os dados para outros sistemas, mecanismos ou análises.


Se tem ou quer cumprir alguma norma de qualidade ou segurança, liste-a. Ao dar essa indicação, a equipa de projeto estará atenta aos campos necessários para a integração e a listas de opções (valores) a respeitar de acordo com a norma e o tipo de informação.


A aplicação de protocolos e normas é uma excelente forma de aumentar a qualidade dos dados. Dará alertas de faltas de campos e com isso conseguirá reduzir erros de inserção de dados e melhorar eficiência de processos.

4. Garanta a segurança dos dados

A segurança de informação não é só no login de sistemas e de servidores. É também no acesso a APIS, Webservices, bases de dados, registos de log e outros mecanismos com informação.


Preocupe-se em salvaguardar que a equipa de implementação não acede a dados reais. A integração pode ser implementada e testada com dados fictícios. Preocupe-se em obter os dados estritamente necessários para cada objetivo. Se um dia houver acessos corrompidos, saberá exatamente que informação poderá estar a ser usada indevidamente.


Implemente vários níveis de segurança. Se usar soluções Web (como APIS ou Webservices), aplique certificados, limite acessos entre servidores específicos e configure um segundo nível de autenticação como password, token ou hash code.


Garanta que as credenciais de acesso a bases de dados e a mecanismos não ficam registadas em texto livre (que sejam cifradas).


Só depois de validada a solução em ambiente de qualidade, deverá ser configurada a solução em ambiente de produção e nessa transição altere os acessos configurados para as equipas técnicas.

5. Envolva especialistas

A integração de sistemas não requer apenas desenhos e informação, são precisos técnicos. Quanto melhor a equipa, maior o sucesso do projeto.


Seja através de outsourcing ou insourcing será necessário esclarecer dúvidas, confirmar informações, testar e validar a integração. Serão necessários técnicos que conhecem as fontes de informação e o que os dados registados significam, como técnicos especialistas nos sistemas de destino que indicarão o comportamento esperado, reconheçam comportamentos errados, testem e validem que a integração foi executada com sucesso.


Nem sempre um único profissional reúne todos os conhecimentos, por isso previne-se e integre na equipa pelo menos um especialista (ou keyuser) por sistema e área de negócio.

6. Um plano de manutenção

Procure uma solução de integração o mais automática possível. Com sequência de tarefas, com registo de atividade (log) e com alarmes (sucesso ou insucesso pelo menos). Mas mesmo com uma solução automática, haverá momentos de manutenção e gestão.


Liste todas as questões relevantes para uma manutenção futura: Como verificar os logs? Como aceder a cada servidor? Qual a sequência de shutdown? Qual a sequência de restart? Como verificar que os dados foram lidos da fonte? Como verificar que os dados foram tratados ou transformados? Como verificar que o destino está online?


Deve obter resposta para todas as questões futuras, assim como assegurar uma equipa definida para a manutenção futura e que há passagem de conhecimento para essa equipa. Só assim poderá exigir responsabilidades.

7. Planeie objetivos e metas

Encare a integração de sistemas como um projeto que deve ter equipa, recursos, calendário e objetivos. Elabore um plano que identifique os objetivos a atingir. Se existe uma data a cumprir ou desejada, indique. Inclua no plano outras metas, que podem representar fases ou etapas, como clarificação de dúvidas, implementação, testes, instalação, formação, encerramento. 


As metas podem também referir-se a entregáveis, como manuais, sessões de formação, scripts, etc. Registe as pessoas e respetivos contactos que serão envolvidos, com o período e horário de disponibilidade.


Com esta informação reunida, a equipa de projeto terá maior responsabilidade em apresentar um plano de projeto completo e rigoroso para os objetivos e datas a cumprir.

  • Text Hover

Para garantir o sucesso da integração assegure a disponibilidade de um facilitador ao longo do projeto. O pivot de contacto que envolve e obtém os recursos necessários.


Independentemente do papel que assumir, acompanhe e questione pelos resultados ao longo do calendário.

  • Text Hover
Entre no Mundo ACCEPT
O Sistema ACCEPT integra diariamente com diversos sistemas, simplificando os fluxos de informação da sua empresa. 

Este artigo foi útil?

Classifique este artigo

Uma vez que achou este artigo útil...

Siga-nos nas redes sociais