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AGILE: para uma gestão de projetos flexível e eficaz
A gestão ágil, conhecida globalmente como AGILE, foi um conceito que surgiu no início do século 21 quando um conjunto de programadores se juntaram para encontrar formas mais rápidas de desenvolver software e fazer o seu produto chegar mais rapidamente ao cliente. Foi no seguimento deste evento que surgiram as primeiras orientações de metodologias de gestão AGILE.
Antes de mais o que é um projeto?
Um projeto, é um esforço único, temporário e progressivo empreendido para criar um produto, serviço ou resultado específico.
Assim, e de forma mais detalhada, entendamos que:
– É único
Significa que não pode ser repetido continuamente. Ou seja, se alguém receber dois pedidos de dois clientes diferentes para desenvolver produtos com as mesmas características, não poderá oferecer o mesmo projeto aos dois. Cada projeto terá membros, especificidades técnicas, locais de entrega, disponibilidade de recursos e provavelmente datas de início e término diferentes.
– É temporário
Quando se diz que um projeto é temporário, não quer dizer que ele seja de curto prazo, mas que há um início e um fim definidos e um prazo a ser respeitado.
– É progressivo
O projeto é normalmente dividido em etapas, e não entregue de uma vez só. Por exemplo, para construir uma casa, é preciso construir as fundações antes de levantar as paredes. São tarefas ou atividades progressivas, por vezes dependentes, que vão dando forma à entrega final.
– Tem recursos
Os recursos para executar um projeto são limitados e definidos no escopo do mesmo. É necessário definir a organização dos recursos (sejam eles humanos, financeiros ou materiais), sendo comum que se faça um levantamento de custos antes da execução, para garantir que a falta de algum recurso não inviabilize a entrega do projeto.
– Tem um objetivo
Os projetos são desenvolvidos com um objetivo claro e viável, ou seja, possível de ser alcançado. Por vezes o objetivo do projeto pode ser apenas a preparação de um caminho para que determinado desejo ou visão de futuro seja alcançado, sendo o seu objetivo a entrega desse caminho devidamente delineado.
AGILE vs. Metodologia Tradicional
As metodologias tradicionais são aplicadas num formato em que todo o planeamento do projeto seja feito antes da sua execução. Desta forma, todas as características relevantes, como cronograma, escopo/âmbito, orçamento e materiais são definidos com antecedência. Este tipo não é muito tolerante a mudanças no decurso do projeto. Um exemplo desta metodologia é o “Waterfall”.
Uma metodologia ágil que, ao contrário das tradicionais, é adaptável ao rumo do projeto durante a execução. O planeamento é feito de forma iterativa, ou seja, as características são definidas de acordo com as entregas. Se uma etapa do projeto demorar mais tempo para ser finalizada, o cronograma adapta-se a esse imprevisto. Por isso, a tolerância a mudanças é muito maior. É muito usado em empresas que inovam constantemente, daí a necessidade de usar metodologias mais adaptáveis. Um exemplo desta metodologia é o “SCRUM”, que analisamos mais à frente neste artigo.
A gestão AGILE pode ser adaptada à indústria?
Claro que sim. Este tipo de metodologia, ou pelo menos o seu conceito, já é usado na indústria há muitos anos, apenas não estava identificada como uma tipologia AGILE. Por exemplo, a Toyota em 1940 criou e implementou uma framework de gestão de projetos conhecida como KANBAN muito antes do conceito AGILE surgir como metodologia de gestão de projetos.
No entanto quando pretendemos implementar um projeto é necessário perceber se a metodologia ágil é a mais adequada ou se as metodologias tradicionais serão as melhores.
Por exemplo, um projeto de construção de uma fábrica tende a beneficiar do controlo e da repetição com ajustes de projetos idênticos anteriores, que garantem que as fases são bem delineadas e nada fica esquecido.
Um projeto, por exemplo de redução de desperdício na produção, poderá ser controlado de forma mais eficiente numa metodologia ágil. Aqui as tarefas vão sendo identificadas e definidas uma por uma, no início e de forma iterativa, ao longo da execução do mesmo. As lições aprendidas ou eventos observados no decorrer do projeto, geram novas tarefas que são planeadas no momento. Ao contrário da gestão em metodologias tradicionais as tarefas não necessitam de ser definidas em detalhe antes do arranque do projeto.
Metodologia SCRUM – um exemplo de gestão AGILE
A base do SCRUM gira à volta de alguns eventos e componentes. Vejamos os mais importantes e comuns:
Etapa 1: Sprints
O Sprint é uma janela temporal, normalmente curta, onde a equipa se propõe e fazer um conjunto de tarefas. Normalmente o Sprint tem a dimensão de 15 dias a um mês. Os sprints são planeados com base nos inputs do gestor de produto/projeto.
São planeados pela equipa que define como fazer as tarefas de forma a que no final do Sprint seja criado valor.
Normalmente existe um quadro com as tarefas a fazer, as tarefas em curso e as já terminadas. Olhando para o quadro do sprint a equipa tem a noção da evolução dos trabalhos.
Etapa 2: Backlog
O Backlog é a lista de trabalhos com as prioridades devidamente definidas. Aqui são criadas as tarefas e a descrição das mesmas com algum detalhe.
Estas tarefas são colocadas na lista de trabalhos a executar nos sprints, na secção “To Do” do quadro de acordo com a prioridade e importância de cada uma.
Etapa 3: Planeamento de Sprint
É o evento que ocorre a cada iteração de trabalho, ou seja, cada vez que se inicia um novo sprint. É normalmente uma reunião mais longa que demora cerca de uma a duas horas e onde a equipa define as tarefas a executar.
Numa metodologia SCRUM as tarefas não são assignadas a pessoas. Estas ficam disponíveis na secção de tarefas a executar e cada elemento do projeto é que puxa para execução na secção do quadro “In Progress”. Quando a mesma é terminada passa-se para a secção “Done”.
Etapa 4: Reunião diária
Esta é uma reunião informal, que não deve demorar mais do que 15 minutos, onde se pretende saber o que cada um está a fazer e perceber se há algum constrangimento a ser tratado.
Caso existam constrangimentos é da responsabilidade da gestão do projeto encontrar forma de os desbloquear, para que a equipa se foque exclusivamente na execução das tarefas.
Ferramentas online de suporte à gestão AGILE
Pode fazer-se gestão ágil com um simples quadro branco e um bloco de “Post it”. No entanto para facilitar a comunicação, o trabalho colaborativo e também para se aplicarem algumas das regras deste tipo de metodologia de forma mais fácil, existem algumas aplicações online para este fim, com a vantagem de terem versões gratuitas, como o Basecamp, Trello, Freedcamp, ClickUp e o Jira.
AGILE aplicado à indústria
E como podemos aplicar a lógica do AGILE num projeto industrial? Vejamos então um exemplo prático:
Projeto de redução de tempo de ciclo num processo de montagem de um produto.
Os primeiros pontos a definir são o âmbito, a equipa, as datas objetivo entre outros relevantes na definição do projeto.
Depois passamos para a definição das tarefas do projeto. Por exemplo:
1. Verificar tempo de ciclo global;
2. Verificar tempos de ciclo parciais por cada estação de trabalho;
3. Mapear o processo logístico da linha;
4. Etc.
Criam-se assim múltiplas tarefas que serão o nosso Backlog inicial.
De seguida define-se a amplitude e o quadro do Sprint. Assumimos que tem uma duração de 2 semanas e o quadro tem as áreas de “To Do”, “In Progress” e “Done”. Nesta fase, o gestor do projeto, ativa o sprint e coloca as tarefas que se propõem a fazer na secção “To Do”.
Agora passa-se à ação! Cada um dos responsáveis passa a tarefa que lhe foi atribuída, ou que se auto atribuiu, para a secção “In Progress” e quando a mesma termina atualiza-a e coloca-a na secção “Done”.
Ao longo do Sprint podem ser identificadas novas tarefas, no entanto as mesmas devem ser colocadas no Backlog para serem agendadas no Sprint seguinte. As novas tarefas não devem ser colocadas no Sprint em curso para não afetar a performance e o resultado do mesmo.
Ao fim das duas semanas de trabalho a equipa reúne novamente para definir as tarefas a executar no novo sprint e assim reiniciar o ciclo.
Este processo é feito de forma recorrente até à finalização do projeto.
Conclusões
A metodologia AGILE pode ser usada na gestão de qualquer tipo de projeto. No entanto, sempre que exista a necessidade de especificar detalhadamente um projeto antes da execução do mesmo ou sempre que já exista um planeamento de tarefas detalhado, a utilização das metodologias tradicionais são uma opção mais eficiente.
Para projetos onde a flexibilidade é importante, onde não se obrigue a demasiadas precedências e restrições, a utilização de uma metodologia AGILE é sem dúvida a melhor opção. Esta metodologia favorece os projetos de inovação que partem apenas de uma ideia com intuito de chegar ao objetivo final, garantindo uma contínua entrega de valor.
Ricardo Gonçalves
Pós-Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação pelo ISCTE do Instituto Universitário de Lisboa, em 2009, e Bacharelado em Informática de Gestão pelo ISCAC do Instituto Politécnico de Coimbra, em 2006, trabalhou durante mais de 13 anos em projetos de implementação de sistemas de informação em multinacionais da indústria automóvel.
Em 2013 ficou responsável pela gestão das Tecnologias de Informação nas fábricas de Portugal, Alemanha e República Checa do Grupo Key Plastics.
Em 2017 passou a coordenar o projeto global de suporte às soluções de chão de fábrica do Grupo NOVARES com responsabilidade de suporte a 42 fábricas presentes em 16 países.
Atualmente, integra a equipa da Sinmetro na qualidade de IT Manager em projetos para a Indústria 4.0.
