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Auditoria de cliente: 5 erros que não deve cometer na sua preparação

Na correria diária de uma Indústria Alimentar, são tantas as solicitações nos mais diversos assuntos, que o foco e a disciplina, são a base de um bom desempenho diário no cumprimento dos objetivos a que nos propomos.

A preparação da Auditoria de cliente é um dos assuntos que requer foco, preparação e método.

Apresentamos os 5 erros que não deve cometer na preparação de uma Auditoria de cliente.

1. Solicitar alteração da data da auditoria, após a confirmação da mesma

A solicitação de marcação de data da Auditoria, na maior parte dos casos, vem da parte do cliente, e é ele que geralmente define a data e hora da auditoria. Muitos permitem um ajuste de agendas, contudo outros gostam que o fornecedor os receba na data e hora proposta…porque são eles os clientes! Portanto, comecemos pela resposta célere ao cliente, a confirmar a data sugerida.

Contudo, ainda existem realidades que descuram a boa imagem: a da boa organização e a do “nós fazemos sempre conforme os requisitos, com e sem auditoria”, uma vez que mesmo na própria semana da data já confirmada, e após verificação de que nada foi feito de acordo com os requisitos do cliente ou ações da última auditoria, concluem que não estão nas condições de serem auditados. Solicitar alteração da data da auditoria, após a confirmação da mesma é um dos erros que não deve cometer!

Auditoria de cliente: agendamento

2. Preparar com 2 dias de antecedência… não é preparação!

A preparação da auditoria, para que a mesma corra de forma fluída e sem pressão, deverá ser iniciada no dia em que há a confirmação da data da mesma. 

Rever os requisitos do cliente, de modo a verificar se todos estão em cumprimento; rever o relatório da última auditoria efetuada por este cliente, ou no caso de ser a primeira, rever o último relatório de auditoria interna ou de terceira parte, de modo a que possamos identificar pontos que necessitam de correção ou de serem aprimorados. Deste modo, é possível definir o plano de ação, para que no dia da auditoria tudo flua sem pressão.

Auditoria de cliente: preparação atempada

3. Ignorar o relatório da auditoria anterior

Além dos requisitos do cliente, o relatório da última auditoria, quer seja deste cliente ou de auditoria interna ou de terceira parte, é um dos inputs mais importantes para a preparação da auditoria e na definição do nosso plano de ação.

No relatório o cliente partilha não conformidades, sugestões e melhoria e algumas observações, sempre importantes para a evolução positiva do nosso Sistema de Gestão da Qualidade.

Auditoria de cliente: plano de ação

4. Implementar as ações de correção e corretivas apenas para serem cumpridas no dia da Auditoria

No decorrer da auditoria, são auditados todos os processos relevantes na obtenção do produto do nosso cliente. São, ainda, entrevistados vários intervenientes no processo, como operadores de manutenção, de limpeza, de linha, diretores e administradores. Todos estão envolvidos nesta cadeia de valor da produção de um bem alimentar.

Numa abordagem em que apenas no dia da auditoria determinados procedimentos de higienização, de manutenção, de operação são implementados, os envolvidos não se encontram à vontade na sua execução, a hipóteses de falhas é elevada, e o auditor rapidamente se apercebe, que foram adotados procedimentos “apenas para auditor ver”… e no final, resultam mais não conformidades e a consequente insatisfação do cliente.

Auditoria de cliente: trabalho em equipa

5. Requisitos do cliente, guardá-los na pasta…

Cada cliente tem os seus requisitos previamente aprovados e contratualizados, nos quais são referidos todos os pontos a serem cumpridos que podem estar relacionados com questões de Qualidade (por exemplo, a composição e origem dos ingredientes), de Segurança Alimentar (por exemplo, recall com balanço mássico em 3 horas) ou de Sustentabilidade (por exemplo a utilização de ingredientes sustentáveis como certificações RSPO, Bio, Vegan).

É importante que todos os requisitos sejam conhecidos e mesmo que nem todos estejam implementados, é igualmente importante evidenciar o plano de ação para os implementar.

Auditoria de cliente: requisitos do cliente

Ao ter em conta estes 5 aspetos na preparação da auditoria do seu cliente, certamente que a mesma decorrerá como um dia normal na sua organização, a pressão vai ser menor e os resultados para ambos os lados será muito mais proveitoso, porque no fundo uma auditoria é um momento de partilha de experiências e de ideias que farão a sua organização evoluir no caminho da melhoria continua!

Joana Duarte

Licenciada em Engª. Química Industrial, Joana Raquel Assis Duarte trabalha, há 16 anos, na Indústria Alimentar: Gestão Operacional de Produto, Planeamento Produção, Controlo de Gestão, Otimização de Processos Produtivos, Logística, Processos de Exportação, Procurement, Compras, Aprovisionamentos e Qualidade e Segurança Alimentar.

Sabia que o Accept permite digitalizar as suas auditorias, facilitando o processo de registo?

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