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Business Intelligence – o que é e como implementar?
Em 1958, Hans Peter Luhn, cientista de computação da IBM, escreveu um artigo intitulado “A Business Intelligence System“ onde descreveu, de um modo geral, um sistema automático desenvolvido para disseminar informação nas várias áreas de qualquer organização industrial, científica ou governamental. Este sistema (BI) utilizaria máquinas para processamento da informação, geração de documentos e criação de perfis de atuação.
Nos dias de hoje, a definição mais comum de Business Intelligence (BI), ou Inteligência Empresarial, assenta muito nesta noção de que é um sistema, ou processo, de recolha, seriação, análise e partilha de dados numa determinada organização.
A verdade é que pode ser tudo isso e muito mais, dependendo do sistema utilizado, das necessidades identificadas e, principalmente, do capital humano envolvido no processo. Cada vez mais, na Indústria 4.0 (e na 5.0 que aí vem!) as pessoas têm uma palavra a dizer na automação dos processos; ter ferramentas que ajudem na toma da decisão? Sim! Mas essas ferramentas precisam de um input inicial, supervisão contínua e olhar crítico sobre os dados recolhidos e apresentados.
Conheça o passo a passo na implementação de uma solução de Business Intelligence.
Boas decisões baseiam-se em informação disponível. A consciência de que esse é o caminho é o primeiro passo para encontrar uma solução adequada ao seu negócio.
Primeiramente é necessário realizar uma pesquisa sobre que nível de BI a sua empresa suporta e que necessita; é impossível obter análises de fundo quando não há dados disponíveis, assim como de nada serve ter imensa informação e não a aproveitar.
Para o sucesso da implementação de uma solução é imprescindível, ainda, que o trabalho seja internamente transversal a todos os setores com intervenção no processo, e que os consultores escolhidos tenham conhecimento, experiência e sucesso comprovado em soluções similares.
Tomadas estas premissas, há 5 pontos incontornáveis que qualquer sistema de Business Intelligence deve cumprir:
1. Definição da estratégia
Reunir equipas e esforços na definição do processo, envolvendo toda a hierarquia na tarefa. Identificar o que medir, como medir e as etapas necessárias para o conseguir.
2. Recolha de dados
Sem dados não é possível fazer qualquer análise. A recolha de dados pode ser um constrangimento logo à partida por diversas razões, pode ainda não existir ou pode ser feita rudimentarmente.
É importante numa fase inicial analisar que dados são importantes para a analítica pretendida, podendo, no entanto, ser ajustados ao longo do processo ou em função das necessidades.
Sempre que possível, a informação deve ser recolhida através de equipamentos ou máquinas para reduzir o erro, e ser disponibilizada numa base de dados “limpa”. Estes equipamentos, por sua vez, devem ter a garantia de que estão devidamente aptos para o efeito (calibrados, verificados, etc).
3. Análise de dados
Recolhidos os dados, estes devem passar por um processo analítico, previamente definindo que KPIs são importantes para satisfazer as pretensões da organização, respondendo às questões mais prementes do processo.
É nesta fase que se definem os dashboards e os relatórios (do design aos gráficos a apresentar) que a ferramenta vai disponibilizar. Devem ser sintéticos, claros e visualmente atrativos de modo a agregar e filtrar dados que permitam validar modelos, detetar erros ou prever tendências.
4. Avaliação de resultados
A avaliação dos resultados permite validar se os KPIs selecionados conduzem às conclusões pretendidas e se com a informação disponível é possível intervir no processo.
Caso não se verifique, poderá ser necessário reavaliar a estratégia e, particularmente, a recolha de dados.
5. Tomada de decisões
A correta interpretação dos dashboards e relatórios acrescenta conhecimento aos utilizadores e é importante, por isso, que exista formação nessa interpretação.
Desta forma, a tomada de decisões sobre o processo passa a ser fundamentada em conhecimento e não em empirismo. Olhar para a realidade atual, para exceções e tendências permite reduzir o risco na intervenção no processo, colhendo mais benefícios das ações corretivas e preventivas a realizar.
De referir que este processo não é estanque. As tomadas de decisões afetam o processo, que consequentemente influi nos KPIs, logo a análise deve ser temporalmente contínua, assim como, os ajustes ao processo.
Em suma …
Uma adequada ferramenta de BI acrescenta muito à cadeia de valor de qualquer organização uma vez que ao oferecer uma visão 360º do seu processo, permite uma reação imediata a qualquer evento.
Trata-se de recolher a informação adequada e disponibilizá-la às pessoas corretas no momento certo.
Nelson Santos
Business Developer da Sinmetro
Licenciado em Geografia, especialização em Estudos Ambientais pela Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra (2005)
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