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O Poder do Diagrama de Ishikawa: aprenda a identificar e solucionar problemas!

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual que ajuda a identificar as possíveis causas de um problema ou efeito indesejado. É amplamente utilizado em diversos setores, incluindo a indústria. Saiba o que é, para que serve, como e quando deve utilizar este poderoso método.

O que é o Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Espinha de Peixe, é uma ferramenta de análise visual utilizada para identificar as possíveis causas de um problema ou efeito indesejado. Desenvolvido pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa é até aos dias de hoje amplamente utilizado em várias áreas, como gestão da qualidade, resolução de problemas e melhoria de processos.

O Diagrama de Ishikawa recebe esse nome devido à sua forma, que se assemelha à espinha de um peixe. É construído um gráfico em que uma linha central representa o problema ou efeito indesejado, e as ramificações diagonais partem dessa linha central, representando as principais potenciais causas, como no exemplo abaixo.

Diagrama de Espinha de Peixe

A construção deste diagrama é geralmente feita em equipa, utilizando técnicas de brainstorming. As potenciais causas são identificadas e adicionadas às ramificações correspondentes nas categorias apropriadas. Posteriormente, essas potenciais causas devem ser analisadas e apurada a relação de causa e efeito entre elas e o problema em questão.

É uma ferramenta muito útil às organizações já que potencia uma visão global e estruturada à análise das causas de um problema, permitindo uma compreensão mais completa e sistemática das diferentes fontes que podem contribuir para o problema. Com base nessa análise, a equipa pode tomar medidas corretivas direcionadas e implementar melhorias nos processos, visando a resolução do problema e a prevenção de reincidências futuras.

O Diagrama de Ishikawa tornou-se rapidamente uma das ferramentas mais populares na melhoria de processos e na resolução de problemas, sendo amplamente utilizada por diversos setores, incluindo a indústria, os serviços, a saúde, a educação e até pelo governo.

Para que serve o Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa e uma ferramenta versátil amplamente utilizada em diferentes setores e contextos organizacionais para a análise e resolução de problemas. Exemplos da sua utilização:

– Identificar as possíveis causas de um problema ou efeito indesejado;

– Visualizar e estruturar a análise das causas de forma organizada;

– Facilitar a compreensão das múltiplas fontes que contribuem para um problema;

– Promover a colaboração e o trabalho em equipa na identificação das causas;

– Auxiliar na tomada de decisões baseada em dados;

– Orientar a implementação de medidas corretivas e melhorias nos processos;

– Prevenir a recorrência de problemas, promovendo a melhoria contínua;

– Contribuir para a gestão da qualidade e resolução de problemas nas organizações.

Importa destacar a utilidade desta ferramenta para equipas que trabalham em processos de melhoria contínua. Por oferecer uma visão detalhada das relações entre as diferentes causas e seus efeitos, as equipas conseguem identificar possíveis soluções de forma sistemática e eficiente, evitando a implementação de soluções que não têm um impacto real no processo ou que podem até estar a agravar o problema identificado.

Quais são as etapas do diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa possui as seguintes etapas:

1 – Defina o problema ou efeito indesejado que pretende analisar.

2 – Desenhe a espinha central, que é uma linha horizontal ou vertical no centro do papel ou num software para o efeito.

3 – Identifique as categorias de causas principais, como Método, Mão de obra, Material, Máquina, Medição e Meio Ambiente, desenhando linhas diagonais que se estendem a partir da espinha central.

4 – Realize um brainstorming para identificar as potenciais causas dentro de cada categoria.

5 – Aperfeiçoe e organize as causas.

6 – Analise e verifique causas potenciais causas, considerando a relação de causa e efeito entre elas e o problema ou efeito indesejado.

7 – Adicione sub causas, se necessário, para uma análise mais detalhada.

8 – Reveja e finalize o Diagrama de Ishikawa, garantindo que todas as causas relevantes estão incluídas e organizadas de maneira clara e lógica.

Em que situações se deve aplicar o diagrama de causa-efeito?

O Diagrama Ishikawa é um método com grande flexibilidade. Esta ferramenta pode ser aplicada a uma vasta gama de operações e/ou áreas de mercado. Seguem-se algumas situações em que o Diagrama de Causa e Efeito é frequentemente aplicado:

Aplicações do Diagrama de Ishikawa

Solucionar problemas: O Diagrama de Causa e Efeito é comumente usado para identificar as causas raiz de um problema específico. Ele ajuda a entender as múltiplas potenciais causas e a relação de causa e efeito entre elas, permitindo que as organizações tomem medidas corretivas direcionadas e eficazes.

Análise da qualidade: é uma ferramenta útil na análise de problemas da qualidade. Pode ser aplicado para procurar defeitos de produtos, reclamações de clientes, não conformidades ou variações no desempenho do processo, auxiliando na identificação das causas subjacentes.

Melhoria de processos: pode ser usado para analisar e melhorar processos numa organização. Ajuda a identificar as causas que estão a afetar negativamente a eficiência, a produtividade ou a qualidade do processo, permitindo que sejam implementadas ações corretivas e melhorias contínuas.

Tomada de decisões: pode ser aplicado na tomada de decisões, especialmente quando há várias potenciais causas que precisam ser consideradas. Ajuda a visualizar as diferentes causas e efeitos, facilitando a compreensão das implicações e impactos de cada causa na tomada de decisões informadas.

Planeamento estratégico: utilizado para identificar os principais fatores que afetam os objetivos organizacionais. Permite uma análise mais aprofundada das possíveis causas que contribuem para o sucesso ou insucesso na implementação da estratégia, auxiliando na definição de ações e metas relevantes.

Análise de projetos: pode ser aplicado na análise de projetos para identificar as causas que podem levar a desvios ou problemas durante a execução do projeto. Ajuda a considerar diferentes fatores que podem afetar o desempenho do projeto e a tomar medidas proativas para mitigar riscos.

De forma geral, sempre que houver a necessidade de identificar e analisar as causas de um problema ou efeito indesejado, o Diagrama de Causa e Efeito pode ser uma ferramenta valiosa.

Como construir um Diagrama de Ishikawa?

A construção de um Diagrama de Ishikawa segue 8 etapas simples:

1º – Definir o problema ou efeito indesejado: Começar por identificar de forma clara o problema ou efeito indesejado a analisar. É importante ter uma compreensão clara do problema para identificar suas potenciais causa de forma eficaz.

2º – Desenhar a espinha central: Desenhar uma linha horizontal ou vertical no centro de uma folha grande de papel ou utilize um software para criar o diagrama. Essa linha representa a espinha central do diagrama.

3º – Identificar as categorias das principais causas: Na extremidade da linha espinhal, desenhar linhas diagonais que se estendem para fora, como espinhas de peixe. Essas linhas diagonais representam as principais categorias de potenciais causas.

Os 6Ms de Ishikawa, também conhecidos como os 6Ms da causa efeito, são uma expansão das categorias tradicionais do Diagrama de Ishikawa. Essas categorias adicionais ajudam a identificar as causas potenciais de um problema com maior detalhe:

Método (ou processo): Refere-se aos métodos ou processos utilizados para realizar uma tarefa ou produzir um produto. Isso inclui procedimentos, instruções de trabalho, fluxos de trabalho, métodos de produção, etc.

Mão de obra (ou pessoas): Envolve as pessoas na execução da tarefa ou no processo. Isso inclui as habilidades, competências, formação, motivação e disponibilidade de recursos humanos.

Material: Refere-se aos materiais ou consumos utilizados no processo. Inclui matérias-primas, componentes, peças, acréscimos, ferramentas e equipamentos de proteção individual (EPI).

Máquina (ou equipamento): Envolve as máquinas, equipamentos e tecnologia utilizados no processo. Isso inclui máquinas de produção, equipamentos de medição, ferramentas de montagem, sistemas automatizados, entre outros.

Medição (Measurement): Refere-se aos sistemas de medição e aos métodos utilizados para recolher dados ou informações sobre o processo. Como instrumentos de medição, calibração, técnicas de amostragem, métodos de inspeção, sistemas de controlo da qualidade, entre outros.

Meio Ambiente (Environment): Envolve o ambiente físico ou as condições em que o processo ocorre. Isso inclui fatores como temperatura, humidade, iluminação, ventilação, layout do espaço, ruído e vibração.

4º – Realizar o Brainstorming de potenciais causas: Com a estrutura básica do Diagrama de Ishikawa estabelecida, convide as pessoas relevantes para um brainstorming. Listar todas as possíveis causas dentro de cada categoria. Incentivar a discussão aberta e a contribuição de ideias e perspetivas de todos os participantes.

5º – Polir e organizar as causas: Após o brainstorming, rever as causas listadas e eliminar duplicações ou causas semelhantes. Em seguida, organizar as causas dentro de cada categoria de forma lógica e coerente.

6º – Analisar e verificar as causas: Analisar cada potencial causa e verifiqcar a sua veracidade. Considerar a relação de causa e efeito entre a potencial causa e o problema ou efeito indesejado. Se necessário, recolher dados ou informações adicionais para fundamentar a relação causa-efeito.

7º – Adicionar sub causas: Se necessário, pode adicionar sub causas às causas principais. Isso permite uma análise mais detalhada das potenciais causas e ajuda a identificar as raízes fundamentais do problema.

8º – Rever e finalizar o Diagrama de Ishikawa: Para garantir que todas as potenciais causas relevantes estão incluídas e organizadas de forma lógica. Certifique-se de que o diagrama seja claro, compreensível e reflita adequadamente as principais categorias de causas.

Lembre-se de que a construção do Diagrama de Ishikawa é um processo colaborativo, portanto, é fundamental envolver as pessoas e aproveitar o conhecimento coletivo do grupo.

Exemplo de utilização do Diagrama de Ishikawa no chão de fábrica

1º – Definir o problema: O problema identificado é a baixa produtividade na linha de produção.

2º – Desenhar a espinha central: Desenhar uma linha horizontal ou vertical que represente o problema central “Baixa Produtividade” no centro do diagrama.

3º – Identificar as categorias das principais causas: No caso de um chão de fábrica, as categorias tradicionais 4M (Método, Mão de obra, Material, Máquina) seriam apropriadas.

4º – Realizar o brainstorming: Realizar uma sessão de brainstorming com a equipa de chão de fábrica para identificar as possíveis causas em cada categoria. Por exemplo:

Método: Processos ineficientes, falta de padronização, ausência de fluxo contínuo.

– Mão de obra: Falta de formação adequada, falta de motivação, falta de elementos disponíveis na equipa.

Material: Falta de qualidade nos materiais, falta de disponibilidade de insumos.

– Máquina: Máquinas desatualizadas, falta de manutenção adequada, quebras frequentes.

5º – Polir e organizar as causas: Analisar e aprimorar as causas identificadas, agrupando-as de forma lógica dentro de cada categoria.

6º – Analisar e verificar as causas: Analisar cada potencial causa e verificar a sua relação com a baixa produtividade. Recolher dados ou informações adicionais, se necessário, para fundamentar as relações de causa-efeito.

7º – Adicionar sub causas, se necessário: Se for identificado que alguma causa principal pode ser desdobrada em sub causas mais detalhadas, adicionar essas sub causas ao diagrama.

8º – Rever e finalizar o Diagrama de Ishikawa: Rever o diagrama para garantir que todas as causas relevantes estão incluídas e organizadas de maneira clara e lógica.

Diagrama de Ishikawa - Exemplo chão de fábrica

Com base na análise das causas identificadas no Diagrama de Ishikawa, a equipa poderá priorizar as ações corretivas e de melhoria que abordarão as principais causas raiz da baixa produtividade no chão de fábrica. Isso pode envolver formação, otimização de processos, manutenção preventiva de máquinas, entre outras medidas, aumentado a produtividade da linha de produção.

Que benefícios pode oferecer este método às organizações?

O Diagrama de Ishikawa oferece vários benefícios às organizações, ajudando-as a identificar e resolver problemas de forma eficaz. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

Identificação de causas raiz: O Diagrama de Ishikawa ajuda a identificar as causas raiz de um problema. Ao mapear as possíveis causas em categorias específicas, como pessoas, processos, materiais, máquinas e meio ambiente, a ferramenta ajuda a entender melhor as diferentes fontes que podem contribuir para um problema específico. Isso permite que as organizações reúnam os seus esforços nas causas fundamentais em vez de tratar apenas dos sintomas.

Análise abrangente: A estrutura do Diagrama de Ishikawa encoraja uma análise abrangente e sistemática do problema. Ao examinar as diferentes categorias de causas, as organizações podem considerar uma ampla gama de fatores que podem contribuir para o problema. Isso ajuda a evitar abordagens simplistas ou foco excessivo numa única potencial causa.

Comunicação e partilha de conhecimento: O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual que facilita a comunicação e a partilha de conhecimento entre membros da equipa e departamentos diferentes. Ao trabalharem em conjunto, as partes interessadas podem contribuir com as suas perspetivas e experiências, o que leva a uma compreensão minuciosa e completa do problema e potenciais soluções.

Melhoria contínua: Ao identificar as causas raiz de um problema, as organizações podem implementar ações corretivas direcionadas e eficazes. O Diagrama de Ishikawa ajuda a orientar o processo de melhoria contínua, permitindo que as organizações identifiquem e implementem soluções sustentáveis para evitar a recorrência do problema no futuro.

Abordagem baseada em dados: Ao utilizar o Diagrama de Ishikawa, as organizações são incentivadas a recolher e analisar dados relevantes para identificar as causas do problema. Tomar decisões baseadas em dados em vez de confiar apenas em suposições ou opiniões permite às organizações tomar medidas corretivas mais direcionadas e efetivas.

Redução de custos e melhorias da qualidade: Ao resolver problemas de maneira mais eficaz, as organizações podem reduzir custos associados a falhas, retrabalho, desperdícios e reclamações de clientes. Além disso, a identificação e correção das causas raiz contribuem para melhorias de qualidade e satisfação do cliente, resultando numa maior consideração e lealdade dos clientes.

A tecnologia e os sistemas de gestão estratégicos como aliados

Investir neste tipo de gestão e de ferramentas de resolução de problemas é um caminho viável para estimular a evolução contínua de uma empresa.

Embora o Diagrama de Ishikawa seja uma ferramenta tradicionalmente manual, a tecnologia e os sistemas de gestão estratégicos podem ser úteis em diversas situações, como por exemplo:

Rastreamento de dados: A tecnologia pode ajudar a recolher e armazenar dados relevantes para a análise de causa e efeito. Por exemplo, os softwares de gestão de qualidade podem registar informações sobre o processo produtivo, inspeções de qualidade e feedback do cliente, fornecendo dados valiosos para posterior análise.

Análise estatística: A tecnologia pode auxiliar na análise estatística dos dados recolhidos, identificando tendências, padrões e correlações entre variáveis. Ferramentas estatísticas, como softwares de análise de dados, podem ser utilizadas para identificar relações causais potenciais entre as variáveis relevantes e o problema em questão.

Colaboração e partilha de informações: Os sistemas de gestão estratégicos baseados em tecnologia podem facilitar a colaboração entre equipas e departamentos. Isso é especialmente útil ao realizar sessões de brainstorming e na construção do diagrama, permitindo que várias partes interessadas contribuam com suas ideias e perspetivas.

Visualização e elaboração do diagrama: Existem softwares específicos disponíveis para criar diagramas de causa e efeito de maneira mais eficiente e visualmente atraente. Essas ferramentas permitem a criação de diagramas de forma digital, adicionando potenciais causas às categorias relevantes e partilham o diagrama com extrema facilidade.

Acompanhamento e monitorização: Após a criação do Diagrama de Ishikawa e a implementação das medidas corretivas, os sistemas de gestão estratégicos podem ser usados para acompanhar e monitorizar a eficácia das ações tomadas. Isso pode ser feito através de indicadores de desempenho, painéis de controlo ou relatórios automatizados, fornecendo informações em tempo real sobre a melhoria contínua e a eficiência das medidas implementadas.

A tecnologia e os sistemas de gestão estratégicos desempenham um papel fundamental no uso eficaz do Diagrama de Ishikawa. Eles ajudam na recolha de dados, análise estatística, colaboração, visualização e monitorização das ações corretivas, contribuindo para uma abordagem mais eficiente e baseada em dados na identificação e resolução de problemas.

Conclusão

Com vimos ao longo do artigo, não são necessários grandes investimentos em ferramentas da qualidade para a melhoria contínua dos processos. O Diagrama de Ishikawa oferece uma estrutura e uma abordagem sistemática para a identificação e resolução de problemas nas organizações. Promove uma análise abrangente, comunicação eficaz, melhoria contínua e abordagem baseada em dados, resultando em benefícios como identificação de causas raiz, redução de custos, melhorias de qualidade e satisfação do cliente.

Importa realçar que após as tomadas de decisão, é necessário fazer um acompanhamento das melhorias implementadas e, caso ainda não se tenha alcançado a realidade desejada, deve reiniciar-se todo o processo, fomentar o brainstorming e as reuniões em equipa, bem como redesenhar os problemas e as lacunas.

Não esquecer que a tecnologia e os sistemas de gestão estratégicos desempenham um papel fundamental no uso eficaz do Diagrama de Ishikawa, uma vez que ajudam na recolha de dados, análise estatística, colaboração, visualização e monitorização das ações corretivas, contribuindo para uma abordagem mais eficiente e baseada em dados concretos na identificação e resolução de problemas.

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