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To Excel or not to Excel? Prós e contras das folhas de cálculo.
As folhas de cálculo, de uma forma geral, e o Excel, em particular, são ferramentas extremamente populares, suprindo diferentes necessidades do nosso dia a dia. “Temos tudo em Excel…” é das expressões mais ouvidas em projetos de otimização de processos e transformação digital. Conheça os prós e contras desta ferramenta, bem como os fatores que deve ter em atenção no momento de avaliar se o Excel constitui a solução mais adequada às exigências operacionais e organizacionais do seu dia a dia.
O que encontra neste artigo?
Folhas de cálculo: uma aplicação chave para um sem fim de atividades
Desde a indústria, passando pelas finanças, educação, ciência, etc., são inúmeras as áreas que não conseguem dispensar as funcionalidades disponibilizadas pela folha de cálculo, no que respeita a organização e agilização do trabalho diário. Pela sua manifesta simplicidade de utilização, versatilidade, poderosas funções estatísticas e possibilidades de importação/exportação de dados, constitui-se como uma aplicação chave para um sem fim de atividades.
No entanto, é comum chegar-se a um ponto onde todas estas vantagens não se revelam suficientes para atender e satisfazer todos os requisitos organizacionais e operacionais, levando as empresas a ponderar o recurso a soluções mais completas.
Prós das folhas de Excel
Simplicidade de utilização
Apesar de permitir operações de parametrização de maior complexidade, o lançamento de dados em Excel pode passar por algo tão simples como digitar os valores e pressionar “Enter”, pelo que, não sendo uma ferramenta “básica”, apresenta uma curva de aprendizagem reduzida, mesmo para o utilizador com pouco tempo de formação.
Flexibilidade
Novas necessidades ou alteração de qualquer regra de negócio, podem ser rapidamente implementadas em folhas de Excel. Com uma vasta gama de fórmulas estatísticas, integrações, macros e add-ons, o Excel pode, em situações mais extremas, permitir a criação de miniaplicações sem ter de programar uma única linha de código (e se tiver o bichinho da programação, ainda tem acesso ao VB.Net, para rapidamente escrever algumas linhas de código e aumentar as potencialidades da ferramenta).
“Há sempre mais uma coluna à direita, há sempre mais uma linha abaixo”
Autor desconhecido
Disponível de forma nativa/gratuita
O Microsoft Office é a ferramenta de eleição de grande parte das empresas em Portugal. Caso não o utilize, dispõe de opções completamente gratuitas, cujas funcionalidades e utilização replicam, com alguma fidelidade, a oferta da Microsoft. É muito simples ter acesso a este tipo de ferramenta! De entre uma vasta panóplia de alternativas à suite da Microsoft, destacam-se soluções como, Open Office, Libre Office, Free Office e WPS Office. É efetivamente muito simples ter acesso a este tipo de ferramenta!
Múltiplas integrações
Permitindo ligar a outras fontes de dados, quer no universo Microsoft (como outras folhas Excel, Access ou SQL Server) quer outras aplicações e API’s, é possível integrar diferentes dados no mesmo documento. A possibilidade de exportar ou importar dados de ficheiros csv, um formato standard do mercado, é uma das formas mais simples de integrar dados de diferentes sistemas.
Partilha simplificada
Com as ferramentas atuais de partilha (como o dropbox, Google drive, one drive, box, etc.) a disponibilização de um ficheiro Excel, compreende operações tão simples como anexar a um email, disponibilizar um link ou alojar numa pasta partilhada, cenários agilizados pela introdução do novo Office 365, dotado de uma forte componente colaborativa.
Simplicidade na criação de outputs profissionais
As tabelas dinâmicas, uma das funcionalidades de marca do Excel, permitem rapidamente relacionar, cruzar e agregar dados. Após o seu tratamento, gráficos, tabelas e imagens podem ser combinados num único ficheiro Excel, permitindo gerar relatórios bastante elegantes com grande simplicidade e flexibilidade.
Contras das folhas de Excel
Dificuldade na identificação e rastreio de erros
Uma folha Excel pode ser extremamente complexa, conduzindo a vários ajustes e afinações ao longo do tempo. Como vimos, ser facilmente adaptável a alterações nas regras de negócio ou nas necessidades especificas de um utilizador, é uma das suas vantagens. No entanto, esta flexibilidade pode ser também uma das situações a ter em atenção.
Com maior frequência que o desejável, o simples ato de associar a célula errada, a existência de um parenteses fora de sítio ou um arrastar das fórmulas, conduz a enganos nas células utilizadas nos cálculos. Na ausência de um sistema de validação, a má configuração de uma folha Excel pode conduzir à tomada de decisões com base em dados errados. Tenha cuidado!
Colaboração pode ser um desafio
Sim, é simples partilhar e enviar um documento Excel, assim como qualquer outro tipo de documento. Já o lançamento de dados de forma autónoma e simultânea, por mais do que um utilizador, pode levar a conflitos ou sobreposição de dados, criando constrangimentos desnecessários e/ou perdas de informação. No entanto, o Office 365 veio abrir novas possibilidades na colaboração, permitindo a edição simultânea de um mesmo documento, por parte de diferentes utilizadores.
“Fecha aí o Excel, por favor, para eu poder editar.”
Autor desconhecido em todas as empresas
Introdução de dados pode ser demorada
O lançamento de dados em Excel, apesar de simples, pode ser demorado. Podem ser criados interfaces com outros sistemas e equipamentos, mas, para uma introdução manual, a interface de lançamento não varia muito do introduzir o valor e carregar em Enter. Para grandes volumes de dados, pode ser pouco otimizado, requerendo demasiado tempo em tarefas que o utilizador considera cansativas, repetitivas e sem qualquer valor acrescentado.
Privacidade e segurança dos dados
Sim, é possível restringir o acesso à informação contida num documento excel por meio de palavra-chave. Existe, portanto, forma de garantir um determinado grau de proteção dos seus dados. Por outro lado, não há a possibilidade de limitar o acesso a diferentes áreas, ou agrupamentos específicos de informação. O utilizador está assim limitado a duas opções, ou tem acesso total ou não tem acesso de todo à informação.
Adicionalmente, a simples proteção por meio de palavra-chave única, muitas vezes partilhada entre elementos da mesma empresa, rapidamente leva a uma disseminação da mesma e a alguma dificuldade em controlar quem realmente consulta ou acede ao documento.
A falta de possibilidade de restringir o acesso e visualização de partes dos dados, constitui uma lacuna ou constrangimento, cuja solução provisória passa, na maior parte dos casos, pela replicação parcial de ficheiros que, depois de atualizados ou revistos, implicam um esforço adicional de atualização de informação, no ficheiro agregador.
Integrações com sistemas de informação
A integração de dados com outros sistemas, é uma das vantagens do Excel, apesar do procedimento poder atingir níveis de complexidade e exigência que tornam esta opção pouco recomendável. Garantir a consistência transacional dos dados, gerar tabelas repetitivas ou comunicar com aplicações que utilizem API’s ou BD’s relacionais para a gestão dos seus dados, é possível, requerendo, porém, um esforço adicional considerável, ao nível de programação. A médio prazo, esta opção pode não ser a estratégia mais sustentável, não só devido ao aumento gradual de complexidade, mas também por não ser a tecnologia mais adequada para o efeito.
Demasiada informação
Também tem pesadelos com aqueles scrolls infinitos, para chegar à informação pretendida? Se a facilidade em lançar dados e adicionar colunas e linhas, constitui uma das grandes vantagens das folhas de cálculo, é igualmente verdade que esta vantagem é apenas válida enquanto a quantidade de dados se mantiver gerível.
Adicionalmente, sempre que um XLS contém grandes quantidades de informação, o tamanho do ficheiro aumenta proporcionalmente, facto agravado pela falta de indexação e pelo modo de funcionamento do Excel, que coloca toda a informação em memória, criando uma experiência de excessiva demora na abertura de ficheiros e lentidão no registo de alterações.
Quando utilizar? Usar Excel se …
A utilização do Excel é um ótimo primeiro passo, para praticamente todo o tipo de projetos, visto ser uma forma simples de organizar, registar e tratar os dados, sem qualquer investimento adicional em sistemas de informação.
Definir o momento em que a utilização do Excel deixa de responder às necessidades da organização, não é um processo linear ou transversal. Esse momento varia de empresa para empresa e decorre da perceção de que a eficiência das tarefas começa a ser comprometida devido a limitações da ferramenta utilizada.
Para simplificar, deixamos alguns pontos a ter em atenção, na altura de avaliar a adequabilidade do Excel à situação e necessidades da sua organização.
Caso já tenha extraído todo o potencial da sua folha de cálculo e pretenda dar um salto na gestão dos seus processos, a evolução para um sistema de informação é o passo natural!
Dê o salto que precisa para se libertar das folhas e deixar os seus dados fluir.
Entre na indústria 4.0!
