Produtividade
Demasiadas tarefas? 2 ferramentas para aumentar a sua produtividade
É aquele tipo de pessoa que pensa em milhões de coisas ao mesmo tempo e quando olha para o relógio já está no final do dia e apenas conseguiu realizar uma pequena parte das tarefas que lhe “passaram pela sua cabeça”? Acreditamos que estas 2 ferramentas o vão ajudar a aumentar a produtividade.
O que encontra neste artigo?
Ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo, envolvendo-se em todo o processo. O verdadeiro desempenho está relacionado com o equilíbrio, significando orientar a sua vida de forma a respeitar as suas prioridades profissionais e pessoais, em todas as suas dimensões.
O Método Getting Things Done (GTD): 5 etapas para aumentar a produtividade
Atualmente, grande parte das pessoas sofre com o excesso e volume de tarefas a realizar. Esta situação pode resultar no esquecimento de algumas tarefas, na não priorização das tarefas e consequente não controlo do seu dia, resultando na insatisfação pessoal e profissional.
Para quem não conhece, o GTD é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, um autor norte-americano que começou a trabalhar com produtividade há mais de 30 anos. Com o tempo, reuniu diversos conhecimentos e técnicas de produtividade, tendo publicado um livro em que apresenta esta metodologia: “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português.
As Cinco etapas que pretendem organizar o “caos”:
1 – “Capture”: Consiste em “tirar da cabeça” qualquer tipo de “coisas a fazer” e “descarregar” em alguma ferramenta de produtividade à escolha: agenda, caderno, aplicação informática, … . Escreva, de forma bem especifica, todas as tarefas pendentes e que necessitam de ser realizadas;
2 – “Clarify”: é o momento em que dedica atenção a analisar as tarefas que “descarregou” na etapa anterior e em que decide quais dessas são para executar;
3 – “Organize”: crie as suas listas organizadas para que possa aceder às mesmas na hora certa e no lugar certo.
4 – “Reflect”: analise as suas listas com frequência para determinar o que fazer vai a seguir. O autor sugere uma revisão semanal do GTD com vista à atualização das suas listas e “esvaziar” a sua mente.
5 – “Engage”: execute com significado! É saber que está a realizar, naquele momento, a tarefa mais importante que deveria estar a fazer – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade do controlo sobre o processo.
Esta ferramenta baseia-se no conceito mind like water. Trata-se de uma analogia tirada das artes marciais que faz jus à tranquilidade por conseguirmos ter algum controlo sobre a realização das nossas tarefas. Mas atenção: controlo não significa total previsibilidade, dado que não existe um dia igual ao outro. Este conceito de controlo deve ser entendido como secundário à organização prévia e reorganização sempre que necessário.
Priorização de tarefas com vista a aumentar a produtividade
Para uma priorização de tarefas eficiente é fundamental entender a diferença entre tarefas importantes e urgentes.
Tal como havíamos já analisado no nosso artigo “10 Estratégias para uma gestão de tempo mais eficaz“, uma tarefa importante é aquela que marca a diferença na gestão da empresa. São as metas a atingir, o planeamento a longo prazo e tudo o que conduzirá ao crescimento da organização.
Uma tarefa urgente é aquela que surge em cima da hora, que não pode ser prevista, e que, geralmente, causa stress. As tarefas urgentes devem ser realizadas imediatamente, gerando algum tipo de problema se não forem executadas. Não têm prazo têm de ser realizadas já!
Os 4 quadrantes de Stephen Covey
Os quadrantes de Stephen Covey são simplesmente uma matriz, um modelo composto por quatro seções. Cada seção representa uma determinada categoria de prioridade nas tarefas. Ao mesmo tempo, cada quadrante inclui um conjunto de atividades que devem ser geridas de forma diferente.
1º Urgente e Importante: todas aquelas tarefas que não podem e não devem ser adiadas, independentemente de quaisquer circunstâncias. É realmente prioridade, é tudo aquilo que tem maior relevância do que o restante. É o que é necessário ser feito imediatamente, deixando de lado qualquer outra atividade, até que esta seja resolvida.
2º Importante e Não urgente: são atividades que não são decisivas a curto prazo, mas a médio e longo prazo. São todas aquelas tarefas que são determinantes para a qualidade de vida ou bem-estar (p.e. saúde, relacionamento conjugal, atualização de conhecimentos, entre outras).
3ª Urgente e Não importante: são todas aquelas atividades supérfluas que são realizadas por hábito ou acaso. Segundo Covey, este 3º quadrante é repleto de interrupções que nos levam a perder muito tempo. (p.e. verificação de e-mail e SMS, telefonemas que precisamos atender, reuniões ou conversas desnecessárias, entre outras…).
4º Não urgente e Não importante: São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. Aquelas que geram 0% resultados (p.e., encontrar alguém e conversar por algum tempo, sem saber exatamente o motivo; a perda de tempo com a leitura de e-mails desnecessários; aqueles pedidos para os quais não consegue dizer não, entre outras).
Como saberá que a tarefa que está a realizar é a mais importante?
Ao desenhar a matriz dos quadrantes de Stephen Covey e ao tentar aplica-la poderá descobrir que os primeiros quadrantes a serem preenchidos são o 1 e o 3. Ou seja, os quadrantes do “urgente e importante” e “o urgente e não importante”.
Covey diz que isto acontece porque as pessoas tendem a pensar que tudo é urgente. Este sentimento de urgência é precisamente o que está na base do stress do nosso dia a dia. Assim, aprender a gerir estes dois quadrantes pode ajudar-nos a melhorar a nossa gestão de tempo.
O autor deste modelo recomenda que nos concentremos especialmente no 2º quadrante: Importante e Não urgente. É neste quadrante que estão o bem-estar e a felicidade.
Ao identificarmos claramente as tarefas e nos focarmos na sua realização, o modelo do quadrante de Stephen Covey terá cumprido o seu propósito: a execução das tarefas com significado!
“Putting first things first means organizing and executing around your most important priorities. It is living and being driven by the principles you value most, not by the agendas and forces surrounding you.”
STEPHEN R. COVEY
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