Produtividade
Gestão de tempo: faça menos e obtenha mais!
Sente dificuldade em ser produtivo e em controlar o seu tempo? Sente que chega ao final do dia e não fez grande parte das tarefas que tinha planeado? Sente que lhe falta tempo para fazer o essencial? Sente que esta dificuldade em controlar o seu tempo se traduz em tensão, ansiedade, irritabilidade, diminuição da motivação e criatividade? Sente que dedica muito tempo à sua esfera profissional e que tem pouco tempo para si e para a sua família, traduzindo-se num sentimento de insatisfação? Conheça algumas dicas para fazer uma boa gestão de tempo, do seu tempo!
O que encontra neste artigo?
Relação tempo e produtividade
O tempo e a forma como o vivemos é uma das questões mais atuais e que tem sido abordada desde há muito.
Na Grécia Antiga, eram utilizadas duas palavras para designar o tempo: Kronos e Kairós. O tempo Kronos referia-se ao tempo entendido como uma sequência quantitativa, e por isso mensurável. É desta base que surgem as palavras que medem a quantidade de tempo, como é o caso de “cronómetro” e “cronologia”. A palavra Kairós incidia sobre a vertente qualitativa do tempo. Segundo a mitologia grega, é um momento oportuno único, que pode estar presente dentro de um determinado tempo físico, determinado por Kronos. Trata-se pois de estar presente no aqui e agora e utilizar o momento para colocar o foco na tarefa que estamos a realizar.
Qual a relação entre os conceitos de tempo e de produtividade?
A produtividade consiste na relação entre alcançar um resultado e o tempo necessário para tal. Desta forma, a produtividade é igual aos resultados obtidos vs tempo despendido.
O que consegue realizar com o seu tempo determina a sua produtividade.
Trabalhar menos e obter mais
Acredita que é mais produtivo se trabalhar mais horas e, sempre que necessário abdicar dos seus períodos de descanso (fins de dia, fins de semana, feriados, férias)? Pense novamente.
Para aumentar a sua concentração, melhorar a sua capacidade de decisão, ser pragmático, conseguir identificar as prioridades, distinguir as tarefas urgentes das tarefas importantes, manter a calma e serenidade, necessita de respeitar o seu ritmo próprio, os seus limites individuais e criar espaço na sua agenda para fazer pausas no trabalho.
É importante começarmos por desmistificar esta relação entre menos trabalho e o aumento de resultados.
Trabalhar menos não significa que “se está a escapar ao trabalho”, que a sua dedicação e disponibilidade diminuem. Trabalhar menos é o resultado de um processo de planificação, priorização, identificação do que é essencial, respeito pelo seu biorritmo e identificação do seu período de foco atencional de excelência, identificação dos sabotadores do seu tempo e de integração de períodos de descanso intencional com vista à restauração das suas energias físicas e mentais. Todo este processo vai refletir-se no aumento de resultados, isto é, no aumento da produtividade, sempre respeitando a sua individualidade e os papéis que desempenha nas várias esferas da sua vida.
As 3 leis do Tempo: quando menos é mais
De quem depende uma gestão de tempo eficaz? De quem depende a concretização dos seus objetivos?
Assuma a responsabilidade pela gestão do seu tempo!
1. Autoconsciência e gestão dos sabotadores internos e externos
Gostava que refletisse sobre as seguintes questões:
– Quais são os sabotadores externos na gestão do seu tempo?
– Quais são os sabotadores internos na gestão do seu tempo?
Diariamente somos “bombardeados por um conjunto de informações e estímulos que nos distraem das nossas intenções e objetivos e funcionam como sabotadores da gestão do nosso tempo.
Denominamos de sabotadores os aspetos que prejudicam a gestão de tempo e, por consequência, a sua produtividade. São pequenos comportamentos e ações que, ao serem somados, preenchem uma parte significativa do nosso tempo, influenciando negativamente a nossa produtividade.
No que respeita a sabotadores externos podemos referenciar todos aqueles estímulos externos em excesso a que estamos expostos durante o dia: o correio eletrónico, as distrações (redes sociais, consultas na internet, telefone), as interrupções, as reuniões não produtivas.
Podemos identificar como sabotadores internos:
– os nossos pensamentos: vivemos pouco no aqui e agora, alternando o nosso pensamento entre o passado e o futuro;
– a procrastinação (“deixar para depois”): pode ter vários significados como resistência à mudança, manutenção na área de conforto, preguiça, perfecionismo;
– a ausência de objetivos, planos e metas;
– a ausência de auto-disciplina: de 0 a 10 como está a sua auto-disciplina em relação à gestão de tempo? Planeia? Cumpre com o que planei?
Os sabotadores de tempo são perversos, contudo, é possível exercer controlo sobre eles e alcançar um dia a dia mais produtivo. O primeiro passo é tomar consciência deles. Sugerimos que esteja atento e registe, diariamente, quais os fatores que contribuíram para a gestão menos eficaz do seu tempo de forma a encontrar as estratégias mais adequadas para os mesmos.
Não deixe que os sabotadores o distraiam na sua viagem rumo ao importante e essencial!
2. Ter controlo sobre o relógio e agenda
Grande parte do sucesso da gestão de tempo nasce do planeamento. Para tal é necessário identificar onde está e para onde quer ir, isto é, ter os seus objetivos definidos e claros.
Steven R. Covey, especialista na área de gestão de tempo e hábitos eficazes, apresenta, no seu livro “Os 7 Hábitos” para as pessoas altamente eficazes”, uma abordagem global, integrada e centrada em princípios simples para a resolução de problemas pessoais e profissionais. Acredita que o verdadeiro sucesso assenta num equilíbrio das esferas pessoal e profissional.
Para o autor a semana deve ser planeada ao domingo, de cordo com os seus objetivos e intenções para cada papel que desempenha, nas diversas esferas da sua vida. Isto é, propõe que planeie a semana não só de acordo com os seus objetivos na esfera profissional, mas de acordo com tudo aquilo que faz parte da sua vida e é importante para si.
Escreva, de forma bem especifica, todas as tarefas pendentes e que necessitam de ser realizadas, afetas a cada uma das suas esferas de vida. Sugerimos que crie uma rotina e faça esta lista num dia e periodicidades pré-definidos.
Use os 4 quadrantes de Stephen Covey, para definir as suas prioridades, em função da maior ou menor urgência e importância das tarefas.
Priorizar é vital na gestão do seu tempo: estou a priorizar as coisas importantes na minha vida?
A sua qualidade de vida está diretamente ligada às suas escolhas e prioridades.
Planear é a melhor forma de ganhar tempo, na medida em que o ajuda a ter a visão daquilo que deve ser feito e de como será feito. Contribui para a redução dos riscos e previsão de resultados. Quanto mais tempo dedicar ao planeamento mais ganhará no seu dia a dia!
3. Foco no essencial: menos mas melhor
Tem muitas coisas para fazer e o seu tempo voa? O importante não é fazer mais e mais rápido, mas fazer menos, com foco no essencial e de forma simples.
O profissional “essencialista”, segundo Greg McKeown, é aquele que vê claramente a diferença entre o desnecessário e o indispensável. A teoria parece simples: ao dizer “não” a tarefas irrelevantes, o objetivo é que invista toda a sua energia no que é essencial. Como resultado, a sua produtividade vai disparar.
O problema não é a falta de tempo, mas a dificuldade de fazer escolhas. Segundo o supra referenciado autor, existem recursos finitos que podem ser encaixados em possibilidades infinitas. O foco no essencial permite-lhe fazer menos, mas melhor. Permite que use melhor os recursos de que dispõe.
É muito prazeroso quando terminamos o nosso dia e temos a sensação que este valeu a pena e tal só acontece quando as nossas atividades estão em acordo com as nossas metas, com a nossa identidade e com os elementos que nos trazem equilíbrio.
Gestão de tempo é gestão de vida!
Sofia Pereira
Fundadora da Academy4you – Coaching | Training | Consulting e da Academia pais Sem pressa; Certificação Internacional em Coaching Neurolinguístico; Distinguida com o Selo Slow Coaching, pelo Slow Movement Portugal. É a primeira e única profissional com esta distinção, em Portugal; Consultora work-life balance; Professora certificada de Mindfulness e meditação; Formadora certificada; Experiência em Coordenação de equipas; Experiência como Docente no Ensino Superior; É licenciada em Serviço Social, Pós-graduada em Análise e Intervenção Familiar, pela Faculdade de Psicologia da Universidade de Coimbra.
