Produtividade

10 estratégias para uma gestão de tempo mais eficaz

“Nunca encontrará tempo para nada. Se precisar de tempo, terá de criá-lo.”

Charles Buxton

O que é a Gestão de Tempo?



Nas empresas, a gestão de tempo constitui um procedimento organizacional para a administração do tempo dos colaboradores, com vista ao aumento da sua eficiência e produtividade, resultando na redução de custos e, por conseguinte, em maior rentabilidade financeira.

Com implicações manifestas ao nível da qualidade de vida, a metodologia pode, simultaneamente, ser adotada, pelo próprio colaborador, possibilitando um maior equilíbrio entre as esferas pessoal e profissional.

Quando bem implementada, a gestão de tempo resulta em maior sucesso no desempenho das suas tarefas, aumento da satisfação pessoal e, consequentemente, oportunidades de crescimento dentro da organização.

A metodologia detém, como podemos observar, vantagens claras para ambas as partes, quer para o colaborador, quer para a empresa, podendo ter um impacto direto na qualidade do serviço que esta oferece ao cliente.

Consequências da má gestão de Tempo

a) Na vida profissional



Da má gestão de tempo decorrem consequências negativas com forte impacto ao nível do desempenho profissional, tais como:

  • Incumprimento de prazos;
  • Projetos inacabados;
  • Diminuição da produtividade;
  • Incapacidade para definir prioridades;
  • Aumento das horas extraordinárias;
  • Conflitos com elementos da equipa de trabalho;
  • Reuniões improdutivas;
  • Insatisfação ou perda de clientes;

b) Na vida pessoal



Ninguém tem uma vivência exclusivamente profissional, por conseguinte, uma má gestão de tempo, terá consequências previsíveis, ao nível pessoal, tais como:

  • Total falta de disponibilidade ou disponibilidade limitada, para atender a compromissos pessoais, com amigos e familiares;

  • Aumento dos níveis de stress e irritabilidade;

  • Problemas de saúde, nomeadamente, alteração dos padrões normais de sono e distúrbios alimentares, entre outros;

  • Impossibilidade de dedicar tempo a tarefas que lhe proporcionem prazer (sair com os amigos, praticar desporto, etc.);

  • Procrastinação e consequente sensação de culpa.

Depende de si, transformar a sua vida, reduzir as tarefas urgentes, dizer não e fugir do círculo das circunstâncias.



Tal como havíamos já analisado, no nosso artigo “equilíbrio entre vida pessoa e profissional: Sim, é possível!”, uma das maiores dificuldades, atualmente enfrentadas pelos profissionais, prende-se com a conciliação entre as esferas pessoal e profissional.

Um dos 6 passos para atingir este equilíbrio, reside precisamente na flexibilidade proporcionada por um eficaz planeamento de tarefas.

Assuma a responsabilidade pela gestão do seu tempo!



O desafio passa por organizar a sua vida em torno das atividades mais importantes e significativas para si, aquelas cuja execução lhe proporciona prazer e que implicam resultados a curto, médio e longo prazo como, por exemplo, estabelecer parcerias, dedicar tempo à sua equipa de trabalho, brincar com os filhos, correr, atendimento de clientes importantes, etc.

As tarefas de caráter urgente, por norma, imprevisíveis e geralmente propícias ao aumento dos níveis de stress e irritabilidade, assim como as atividades redundantes, que lhe trazem 0% de resultados, alimentando a sensação de insatisfação, podem eventualmente acontecer, porém, a existência de um planeamento eficaz, garantir-lhe-á o controlo da situação.

Para que tal aconteça, precisa de assumir uma postura mais assertiva e proativa. Proatividade significa que é o único responsável pela sua vida, que tem iniciativa e age em função dos seus interesses e prioridades. Assertividade refere-se ao ato de comunicar, aberta e honestamente, os resultados que ambiciona e o rumo que definiu para a sua obtenção.

Depende de si, transformar a sua vida, reduzir as tarefas urgentes, dizer não e fugir do círculo das circunstâncias.

Qual é o caminho a percorrer?



De forma resumida, disciplina, planeamento e foco são fundamentais para uma transformação bem sucedida:


  • Manter o foco nas atividades que definiu como mais importantes, para si;

  • Diminuir as tarefas urgentes: o que planear hoje, evita a urgência de amanhã. Quando surgir uma urgência, analise-a, aprenda com ela e tome as providências necessárias para evitar a sua repetida ocorrência. Delegue tarefas e distribua responsabilidades, de forma a agilizar o processo e reduzir a ansiedade decorrente da iminência;

  • Diminuir a esfera das circunstâncias diárias: sugerimos que faça a seguinte reflexão – pense nas atividades circunstanciais dos últimos dias. Quais poderiam ter sido eliminadas? Quantas poderiam ter desaparecido, com um simples “não”? Quantas não se relacionavam, de todo, com os seus objetivos? Posicione-se quanto às suas prioridades e foque-se nos seus objetivos!
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Gestão  de tempo implica mudança comportamental



É extremamente gratificante, concluir o dia com a sensação de que valeu a pena, algo que apenas se proporciona quando as atividades realizadas se coadunam com as nossas metas, com a nossa identidade e com os elementos que nos trazem equilíbrio.

10 estratégias para uma gestão de tempo mais eficaz

  1. Efectue um autodiagnóstico: analise o seu tempo diário e perceba de que forma o está a despender; atribua percentagens realistas ao tempo que aloca às suas tarefas e rotinas. Desta forma conseguirá perceber qual o uso que faz do seu tempo e o que poderá estar a impedi-lo de ser mais produtivo;

  2. Liste as tarefas semanais: Semanalmente, registe, de forma explícita, todas as tarefas a realizar, afetas a cada uma das diferentes esferas da sua vida: pessoal, familiar e profissional;

  3. Planeie o seu dia: defina o que tem de ser feito e de que forma será executado;

  4. Defina prioridades: Priorizar é vital na gestão do seu tempo. Atribua uma ordem de importância às tarefas que definiu;

  5. Mantenha o espaço de trabalho organizado: Espaços excessivamente desarrumados, podem constituir entraves à sua concentração;

  6. Encontre o seu tempo produtivo: Identifique os períodos do dia, durante os quais tende a ser mais produtivo, reservando-os para as tarefas mais importantes;

  7. Silencie as distrações: Silencie alertas e notificações (e-mails, mensagens, redes sociais, etc.);

  8. Predefina a consulta de e-mails: Consulte os e-mails, em horários predefinidos por si. Quando realizar a sua consulta, responda aos mesmos e coloque os que requerem maior atenção e mais tempo, na sua lista de tarefas por realizar;

  9. Reserve tempo para imprevistos: Mantenha um espaço livre na sua agenda (30’), para eventuais imprevistos que possam surgir ao longo do dia;

  10. Dedique tempo a si mesmo: Reserve algum tempo do seu dia para si, com vista ao equilíbrio das diferentes esferas da sua vida: pessoal, familiar e profissional.
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“Não temos como refazer o passado, mas o futuro está à nossa disposição, para ganharmos ou perdermos”


Lyndon Johnson



A procura do equilíbrio, em função do que é importante para si, constitui o principal objetivo das estratégias propostas.

A gestão de tempo, não é uma opção, mas sim um requisito na procura pelo equilíbrio, propiciando maior produtividade no âmbito profissional e, simultaneamente, a flexibilidade necessária para usufruir plenamente da sua vida pessoal.

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