ACCEPT, Artigo

7 aspetos a considerar na hora de implementar o Sistema ACCEPT!

Parabéns! Acabou de tomar uma decisão crucial para otimizar a qualidade dos seus produtos e a eficiência dos processos da sua empresa ao optar por implementar o sistema ACCEPT. No entanto, a decisão de implementar um novo software é apenas o começo. Para garantir o sucesso do projeto, é fundamental que se prepare para os próximos passos.

Neste artigo, abordamos sete pontos essenciais que deve considerar ao implementar o nosso sistema. Estas etapas vão ajudá-lo a tornar a transição suave e a maximizar os benefícios do ACCEPT.

Aqui estão 7 aspetos que deve considerar na hora de implementar o sistema ACCEPT:

1. Definir a altura ideal para a implementação

Definir a altura ideal para implementar o sistema ACCEPT.

Uma decisão importante ao implementar o sistema ACCEPT é o momento certo para começar. Deve considerar a carga de trabalho da equipa, as metas do projeto e o cronograma da empresa. Não apresse a implementação, escolha um período em que a equipa consiga estar focada no processo, minimizando interrupções. Já aconteceu realizarmos implementações que coincidiram com auditorias ou implementações de outros projetos, o que reduziu o tempo disponível e o foco da equipa de projeto.

2. Reunir a equipa das diferentes áreas

Reunir todos os intervenientes do projeto de implementação do sistema ACCEPT

Um projeto de implementação bem-sucedido requer a colaboração de várias áreas da sua empresa. Reúna a equipa multidisciplinar que inclua representantes de todas as áreas que serão impactadas pela implementação ACCEPT. Assim, podemos precisar de reunir interlocutores da produção, qualidade, melhoria contínua, inovação, manutenção, gestão ou sistemas de informação. Isso garantirá que todas as perspetivas sejam consideradas e que os processos estejam alinhados com as necessidades de todos os departamentos.

3. Planear as integrações necessárias

Planear as integrações necessárias à implementação do sistema ACCEPT

A integração do ACCEPT com os sistemas já existentes (equipamentos ou software) é crucial para o sucesso da implementação. Identifique os pontos de integração do sistema ACCEPT e os interlocutores com quem devemos falar para avaliar os protocolos e normas de integração. Se for necessário falar com fornecedores externos, avalie o grau de resposta do fornecedor para não haver pausas a meio do projeto devido aos tempos de resposta. Além disso, e apesar de tipicamente, os custos de implementação ACCEPT já ter incluído o esforço de integração com os sistemas definidos no âmbito do projeto, o cenário pode ser diferente da parte do fornecedor do equipamento ou sistema.

Para não ter surpresas, garanta que as integrações que pretende fazer não têm custos escondidos. Por vezes são necessárias licenças adicionais (com o respetivo custo), ou serviços de ativação num equipamento ou software para a possibilidade de integração com qualquer sistema externo ser disponível.

4. Definir os responsáveis de cada fase da implementação

Definir responsáveis por cada fase do projeto ACCEPT

Cada fase da implementação deve ter responsáveis designados. Isso inclui a escolha de um líder de projeto que supervisionará todo o processo e garantirá que as tarefas sejam cumpridas dentro do prazo. Ter responsáveis claros ajuda a manter o projeto no caminho certo. Além do líder, definir quem é a equipa de terreno que vai operacionalizar os testes e parametrizações do sistema é um fator chave para o sucesso da implementação.

5. Fazer a reunião de arranque do projeto

Reunião de arranque do projeto de implementação do sistema ACCEPT

A reunião de arranque é fundamental para alinhar as expetativas e objetivos de todos os envolvidos. Nessa reunião, devemos definir os objetivos do projeto, discutir o âmbito (nota: o que não é para implementar é tão importante como o que é), estabelecer um cronograma e definir as métricas de sucesso. Isso garantirá que todos compreendam o que se espera e estejam comprometidos com o sucesso do projeto.

6. Reservar agenda para a implementação

Reservar agenda para implementar o sistema ACCEPT

Implementar o sistema ACCEPT exigirá tempo e dedicação. Certifique-se de que a equipa envolvida tenha tempo disponível para trabalhar no projeto. Isso pode envolver a reorganização de agendas ou a alocação de recursos extra, se necessário. A falta de tempo dedicado ao projeto pode atrasar a implementação e comprometer o sucesso da mesma.

7. Fechar o projeto e preparar o futuro

Fechar o projeto de implementação ACCEPT e preparar o futuro.

À medida que a implementação se aproxima da conclusão, é essencial planear o encerramento do projeto. Isso inclui a verificação de todos os requisitos e garantir que todas as metas foram atingidas. Além disso, prepare-se para o período pós-projeto, que envolve o suporte contínuo, formação contínua de novos utilizadores ou a monitorização do desempenho do sistema ACCEPT.

Conclusão

Implementar o sistema ACCEPT, ou qualquer novo software, é uma decisão importante que requer planeamento cuidadoso e dedicação. Ao seguir os passos discutidos neste artigo, estará mais bem preparado para garantir o sucesso da implementação. Lembre-se de que a colaboração, o tempo dedicado ao projeto e a atenção aos detalhes são fundamentais.

Uma implementação bem-sucedida resultará numa gestão de produtos e serviços mais eficiente e alinhada com as necessidades e objetivos da sua empresa. Certifique-se de que sua equipa está comprometida com o processo e esteja disposto a se adaptar às mudanças necessárias. Ao fazer isso, está no caminho certo para usufruir os benefícios do ACCEPT e melhorar a produtividade e eficiência da sua fábrica.

Ah, e bem-vindo à família ACCEPT! 😊

Gonçalo Martins

Sócio fundador da Sinmetro, desde 2002, sendo Product Manager do Software ACCEPT.

Licenciado em Engª Informática, pela FCTUC e pós graduado em 6 Sigma, pelo IPLeiria.

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