Qualidade Industrial

Metodologia Kanban: gestão visual de tarefas

A metodologia Lean possui um conjunto muito extenso de ferramentas e conceitos.

Kanban é uma ferramenta Lean que visa acompanhar, de maneira visual e prática, o curso dos fluxos de produção nas organizações.

É uma das formas mais eficazes para garantir que os projetos evoluem conforme o programado.

Utilizado especialmente na gestão de projetos e atividades, esta metodologia permite quantificar o desempenho da organização e, desta forma, pode ser usado quer na produção industrial, quer na gestão de projetos de grandes ou pequenas empresas.

O que é a metodologia kanban?

Criada pela japonesa Toyota, em 1960, como um sistema de abastecimento e controlo de stock’s, o Kanban foi baseado num sistema visual de abastecimento de um supermercado, conforme os produtos vão sendo vendidos (consumidos), os espaços vazios vão sendo reabastecidos.

Não tem como função reduzir stock’s, mas apenas limitar o seu nível a um valor máximo, sendo considerado como uma parte do sistema Just in Time, um sistema de gestão de produção que defende que se deve fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.

A metodologia kanban propõe a utilização de cartões num quadro com o objetivo de indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o curso dos fluxos de produção nas organizações.

De um lado do quadro, ficam as tarefas que precisam ser executadas. Do outro, as etapas de execução: em curso e efetuadas. As denominações destas etapas podem ser alteradas em acordo com processos internos de cada organização. Conforme as tarefas vão sendo executadas, o cartão é colocado no campo correspondente ao status da tarefa.

Quadro Kanban

Característica da metodologia Kanban

– Trata-se de uma estrutura visual que visa incentivar a melhoria contínua e envolve o uso de fluxos de trabalho visuais para limitar o trabalho em curso e combinar os requisitos com os timings definidos;

– Concentra-se nas tarefas e aprimora os processos;

– Trata-se de um sistema altamente flexível, permitindo ajustes ao longo do processo;

– O trabalho é dividido e exibido visualmente.

4 Benefícios da metodologia Kanban

1. Oferece uma visão do todo atualizada

Especialmente útil em situações em que várias pessoas ou grupos colaboram num mesmo projeto, permite que estes elementos façam o planeamento das suas tarefas.

Tratando-se de uma ferramenta visual, seja física ou digital, oferece uma visão do todo de um processo, de forma atualizada.

2. Facilita o fluxo de trabalho

Nesta metodologia as etapas pelas quais as tarefas devem passar até serem entregues estão definidas, o que contribui para a agilidade do fluxo de trabalho.

Contribui para que haja menos desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso, facilitando o fluxo de trabalho, sem comprometer a qualidade.

3. Redução de custos

Porque organiza o fluxo de trabalho e consequentemente trabalha a eficiência, o Kanban tem um impacto direto nos custos. A sua redução está diretamente relacionada com a diminuição do desperdício de recursos.

4. As Prioridades e as metas são claras

Através da visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho, permite ao gestor do processo decidir o que de deve ser priorizado para atingir os objetivos e as metas estabelecidas.

Trata-se de método de gestão voltado para o controlo e aperfeiçoamento de gestão dos processos;

A metodologia kanban na era digital

Existem dezenas de ferramentas online que incorporam os conceitos base do kanban e que poderão auxiliar na gestão dos seus projetos. Quase todas têm uma versão gratuita ou um período experimental, que pode usar para verificar se as funcionalidades e interação se adequam à sua realidade.

Destacamos algumas:

Trello

Zoho Sprints

Clickup

Asana

Monday.com

MeisterTask

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