Artigo, Produtividade

Multitasking e produtividade: ilusão ou realidade?

O multitasking é a grande tentação do século.

Na era do email, mensagens de texto, Facebook e Twitter, somos “empurrados” a fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Mas será que estamos a ser mais produtivos e eficientes, como é nossa intenção, ao fazermos várias tarefas ao mesmo tempo?

O perigo dos constantes estímulos externos

Perigos dos estímulos externos

Atualmente, o nosso cérebro está mais ocupado do que nunca. Somos constantemente “bombardeados” com inúmeros estímulos externos, todos fonte de muita informação e a disputar pela nossa atenção.   

Fazemos um esforço para diferenciar o que é importante, urgente e o que é circunstancial, mas, acabamos, por vezes, a continuar a executar várias tarefas ao mesmo tempo.

Muito provavelmente, neste momento em que está a ler este artigo, poderá também estar a trabalhar, ter a janela do Facebook aberta, a enviar um SMS, a consultar o seu e-mail, a escolher a sua playlist, a responder a uma dúvida de um colega, a atender uma chamada de um cliente ou fornecedor, a beber um café e a respirar.

O multitasking é a grande tentação do século. Trata-se de fazer muitas coisas diferentes ao mesmo tempo, situação muito valorizada por nós e em contexto de trabalho, na qual a tecnologia tem uma grande responsabilidade.

Segundo Daniel Levitin, os nossos smartphones tornaram-se  aparelhos semelhantes  a canivetes suíços , que incluem um dicionário, calculadora, navegador de internet, email, jogos, calendário, gravador de voz, previsão meteorológica, GPS, bloco de notas, tweeter, atualizador do Facebook e lanterna.

São aparelhos muito poderosos, que usamos a qualquer hora, para fazer tudo o que necessitamos e, ainda, usarmos nos momentos de inatividade. Enviamos mensagens de texto enquanto atravessando a rua, atualizamos e-mails enquanto estamos numa fila para o supermercado, e enquanto almoçamos com amigos, verificamos, de forma discreta, o que nossos outros amigos estão a fazer.

O que desconhecemos é que o facto de estarmos a executar várias tarefas ao mesmo tempo, de forma constante, tem repercussões na prestação do nosso cérebro e na nossa prestação cognitiva.

multitasking é a grande tentação do século. Trata-se de fazer muitas coisas diferentes ao mesmo tempo, situação muito valorizada por nós e em contexto de trabalho, na qual a tecnologia tem uma grande responsabilidade.

Multitasking vs produtividade

A ideia do multitasking é uma ilusão poderosa. Pensarmos que quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo estamos a ser muitos produtivos, é uma ideia errada.

Segundo Earl Miller, neurocientista do MIT e um dos especialistas mundiais em atenção dividida, diz que nosso cérebro “não está preparado para o multitasking. Quando as pessoas pensam que estão a realizar várias tarefas ao mesmo tempo, na verdade estão apenas a mudar de uma tarefa para outra, muito rapidamente. E sempre que o fazem, há um custo cognitivo em fazer isso.”  Embora pensemos que estamos a fazer muito, ironicamente, o multitasking faz-nos comprovadamente menos eficientes.

Os autores explicam que o multitasking aumenta a produção do cortisol, hormona do stress, bem como a adrenalina. O facto de terminarmos alguma das tarefas das que estamos a executar ao mesmo tempo, vai permitir a produção de dopamina, “o neurotransmissor de recompensa”. A dopamina que atua, especialmente, na sensação de prazer (e que é facilmente viciante) permite a gratificação instantânea, decorrente da conclusão das mini tarefas e vem encorajar esta prática. Este ciclo cria a falsa sensação que conseguimos concluir várias tarefas, em simultâneo.  

Por outro lado, a nível cerebral, o córtex pré-frontal é inundado por múltiplos estímulos, provocando uma desaceleração da atividade cognitiva.

Assim, ficamos mais lentos, menos eficientes, mais vulneráveis a cometer erros, menos capazes de filtrar informação e de nos focarmos nos aspetos relevantes.

O cérebro não é multitasking. Imagine várias bolas de ping pong a saltar ao mesmo tempo. É assim que funciona o nosso cérebro no multitasking. Não consegue focar-se no movimento de todas as bolas, ao mesmo tempo.

O multitasking divide o cérebro – cria os chamados “spotlights”.  O que o cérebro faz é saltitar entre as várias tarefas ou atividades que estamos a executar.

“O nosso cérebro “não está preparado para o multitasking. Quando as pessoas pensam que estão a realizar várias tarefas ao mesmo tempo, na verdade estão apenas a mudar de uma tarefa para outra, muito rapidamente. E sempre que o fazem, há um custo cognitivo em fazer isso.”

Earl Miller

Estratégias práticas para fugir do multitasking e ser mais produtivo

Como lemos, os estudos demonstram que o multitasking interfere com a eficiência cerebral e o desempenho piora, quando comparado com situações em que se realiza uma só tarefa.

Deixamos algumas estratégias práticas com vista ao foco na execução de uma tarefa, de cada vez e à produtividade:

1. Planear

Organize o seu dia de forma a que a sua mente esteja focada numa tarefa apenas de cada vez. Determine blocos de tempo para concluir cada tarefa de forma separada, com pausas curtas entre elas. Reserve tempo para eventuais imprevistos que possam surgir ao longo do dia.

2. Priorizar

Analise as tarefas que tem para realizar e atribua uma ordem de prioridade. Inicie pela tarefa mais importante e foque-se nela até à sua conclusão.

3. Identifique e elimine os fatores distratores

Esteja atento e identifique quais os principais fatores que contribuem para a perda do seu foco na tarefa. Esta estratégia poderá passar por desligar as notificações de mensagens (emails, redes sociais, sms), determinar um horário específico para ler e responder a emails. Dependerá da sua própria auto perceção e avaliação dos seus fatores distratores.

Enquanto estiver a executar uma tarefa, não pense nas outras seguintes.

4. Faça pausas

Segundo os autores deste estudo, o segredo para manter um elevado nível de produtividade, ao longo de um dia de trabalho, está em fazer pausas de 17 minutos por cada 52 minutos de trabalho intensivo e altamente focado no objetivo.

Assim, estabeleça intervalos na sua agenda diária (para além da sua pausa mais longa para a refeição). Identifique, pelo menos, alguns momentos durante o dia em que fará uma pausa de 10 minutos, no mínimo.

Nestas pausas foque a sua atenção em outras atividades que não o trabalho: ouça música, vá apanhar ar ao exterior, telefone a um amigo ou familiar, leia um pouco, ….

5. Respeite os seus limites físicos e mentais

O trabalho, geralmente, expande-se para preencher o tempo disponível. Fixar limites, isto é, o cumprimento de um horário pré-definido, irá contribuir para o foco nas tarefas agendadas e ajudá-lo a fazer mais em menos tempo.

Nos seus períodos de descanso, fora do horário de trabalho, dedique-se a atividades que lhe proporcionem prazer.

O equilíbrio entre as suas esferas de vida é o ponto de partida para a sua verdadeira produtividade.

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