Qualidade Industrial

O gestor documental e a sua importância no processo de digitalização

Os processos de digitalização têm âmbitos variados e podem ter foco na área produtiva, administrativa, na relação com clientes e fornecedores, entre outras. Para auxiliar este processo existem múltiplas aplicações que podem ser implementadas para a transformação digital das empresas, no entanto há um tipo de aplicação que deve ser transversal na implementação de qualquer processo de digitalização – o gestor documental.

O que é um gestor documental?

Um sistema eletrónico de Gestão documental, ou em inglês Document Management System (DMS), é uma aplicação que permite organizar, digitalizar, classificar e salvaguardar os documentos de forma automática, garantindo uma disponibilização rápida e ágil dos mesmos a todos os intervenientes da organização.

Funciona como um “armário eletrónico” que guarda os documentos agindo como peça importante no processo de eliminação do papel quer em chão de fábrica, quer nas áreas administrativas.

Como funciona um gestor documental?

Um sistema de gestão documental inclui 3 fases. Especificamos abaixo cada uma delas.

1 – Captura

A captura pode ser feita via digitalização de documentos físicos, usando um convencional scanner, através de anexos vindos de um email ou por via de integração com um dos sistemas em funcionamento na empresa, como o ERP(Enterprize Resourse Planning), o MES(Manufacturing Execution System) ou qualquer outro sistema disponível na organização.

2 – Repositório

Os documentos capturados são armazenados num arquivo eletrónico, que é normalmente uma pasta num servidor ou eventualmente uma base de dados. Este repositório tem vários níveis de segurança e retenção, garantindo que os documentos são únicos, que não há duplicações e que após serem apagados existe a possibilidade de serem recuperados.

3 – Pesquisa e distribuição

As funcionalidades de pesquisa e distribuição são a grande mais-valia deste tipo de sistemas, ou seja, o DMS permite que os utilizadores possam pesquisar documentos pelos atributos que lhes foram associados no processo catalogação e envio para o repositório. Mais interessante ainda é o facto de serem capazes de pesquisar dentro do documento pelas palavras neles escritas.

Uma vez encontrados os documentos relacionados com a pesquisa, a disponibilização é feita de acordo com as regras de segurança definidas para o utilizador configuradas na aplicação.

Principais funções de um gestor documental

No momento de selecionar um DMS é importante ter em conta algumas das suas funcionalidades mínimas. É verdade que cada empresa tem a suas necessidades específicas, no entanto, um DMS deve ter, entre outras funcionalidades:

Acesso rápido e online

A disponibilização dos documentos em ambiente web permitindo o acesso em múltiplos equipamentos desde computador, tablet ou smartphone é um fator importante, já que permite maior rapidez no acesso aos dados.

Organização inteligente

Ao contrário da organização feita em pastas nos convencionais servidores de ficheiros, a existência de organização dinâmica por via dos atributos assignados aos documentos permite a sua visualização de forma idêntica a uma tabela de Excel.

Assim, um utilizador pode ver dados organizados por cliente e outro utilizador ver os mesmos documentos organizados, por exemplo, por cadeia de datas (Ano, Trimestre, Mês).

Intuitivo: User interface e User experience (UI/UX)

Uma solução robusta em termos de funcionalidades deve ser sempre acompanhada de uma interface de utilizador que facilite a sua utilização e o guie no caminho certo para obter a informação desejada.

Pesquisa robusta

Para além da pesquisa pelos atributos, os DMS também se caracterizam pela capacidade de pesquisa no conteúdo dos documentos. Ter uma pesquisa robusta e rápida é um fator determinante na aplicação.

Fluxos documentais

A existência de fluxos de criação, revisão, homologação e disponibilização é outra das funcionalidades que tem que fazer parte de um gestor documental.

Normalmente um DMS tem também capacidade para executar fluxos de BPM (Business Process Management) que são geralmente complexos, no entanto os fluxos básicos no ciclo de vida de um documento devem ser função standard num gestor documental.

Controlo de versões

Uma grande parte dos documentos têm na sua vida várias versões. A capacidade de gerir e guardar versões de cada documento editado e recuperar dados do histórico é outra das funcionalidades importantes.

Permissões

A gestão de permissões no acesso a documentos pode ser complexa. Por esta razão, a capacidade de gerir de forma ágil as permissões de utilizadores, grupos de utilizadores a documentos e categorias de documentos é importante para a escalabilidade e operacionalidade do sistema.

Suporte universal de ficheiros

Existe uma panóplia grande de tipos de ficheiros. Para além dos normais documentos PDF, Word, Excel e PowerPoint cada empresa pode ter conjunto de tipos de ficheiros em formatos diferentes de aplicações menos comuns. O DMS deve ser capaz de tratar corretamente todos os tipos de ficheiros.

Integração com outros sistemas

É impreterível que o gestor documental seja integrável com outras aplicações. A comunicação bidirecional entre DMS e aplicações periféricas é uma funcionalidade obrigatória. Um gestor documental que não integre, por exemplo com CRM, ERP, MÊS, entre outros é uma ferramenta ultrapassada.

Como implementar um Sistema de Gestão Documental?

Com o indicado acima, é cada vez mais claro que a existência de um sistema de Gestão Documental é um fator diferenciador na organização de uma empresa e uma alavanca na disponibilização de informação aos seus colaboradores e eventualmente a terceiros. Deixamos abaixo um conjunto de passos que auxiliam a implementação deste sistema.

1. Identificar

Escolher a aplicação que melhor se adapta ao negócio da empresa e qual o parceiro a contactar.

2. Licenciar

O modelo de licenciamento é importante devendo ter em conta a quantidade de utilizadores com licenças dedicadas à aplicação, os utilizadores com acesso concorrente (licenças partilhadas) e também o número de licenças de visualização versus licenças de contribuidores/administradores.

3. Configurar

Definir tipologias de documentos e os seus atributos de categorização (Tipo de Documento, Clientes, Fornecedores, Datas, Ids, etc). Configurar grupos de acesso e associar os utilizadores a estes grupos.

4. Ensinar

Criar planos de formação para que cada utilizador/grupo de utilizadores perceba o funcionamento da aplicação e tire o maior partido da mesma.

5. Digitalizar

Preparar todos os documentos para o upload no sistema. Este upload pode ser feito por via dos registos existentes nas convencionais pastas dos servidores de ficheiros ou pela digitalização a partir de um scanner ou impressora.

O ACCEPT e os Sistemas de Gestão Documental

O Sistema ACCEPT já está integrado com alguns dos sistemas de Gestão Documental do mercado, havendo já alguns casos de sucesso de integração automatizada com a solução da SoftExpert.

Esta integração permite carregar documentos através da interface WEB do ACCEPT e atribuir a cada um deles um conjunto de atributos que permitem a organização e pesquisa dos mesmos. No que diz respeito à visualização este processo também é agilizado permitindo disponibilizar ao utilizador ACCEPT todos os documentos relativos a determinado registo da qualidade.

Este processo permite aliar a visualização dos detalhes dos registos do ACCEPT com os documentos que lhe estão associados e fornecer aos utilizadores toda a informação que necessitam.

Conclusão

É muito importante não confundir ficheiros guardados em servidores com aplicações de gestão documental.

Um gestor documental é uma aplicação que organiza documentos de forma automática ou automatizada e os distribui ou disponibiliza num fluxo definido. Tem capacidade de pesquisa como se de um motor de busca se tratasse.

O servidor de ficheiros é apenas um repositório de ficheiros com controlo de acesso e muito pouco flexível.

Ricardo Gonçalves

Pós-Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação pelo ISCTE do Instituto Universitário de Lisboa, em 2009, e Bacharelado em Informática de Gestão pelo ISCAC do Instituto Politécnico de Coimbra, em 2006, trabalhou durante mais de 13 anos em projetos de implementação de sistemas de informação em multinacionais da indústria automóvel.

Em 2013 ficou responsável pela gestão das Tecnologias de Informação nas fábricas de Portugal, Alemanha e República Checa do Grupo Key Plastics.

Em 2017 passou a coordenar o projeto global de suporte às soluções de chão de fábrica do Grupo NOVARES com responsabilidade de suporte a 42 fábricas presentes em 16 países.

Atualmente, integra a equipa da Sinmetro na qualidade de IT Manager em projetos para a Indústria 4.0.

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