Artigo, Opinião, Produtividade

Ocupado ou produtivo? Estratégias com vista à verdadeira produtividade

Sente que está sempre ocupado, mas que, no final do dia, a sua produtividade foi baixa? Conhece alguém que se diz ocupado, e que não consegue encontrar um espaço na agenda para dedicar ao planeamento?

Existem diferenças claras entre estar ocupado e ser produtivo. Vou explicar-lhe tudo já de seguida!

I.  O nosso mundo

Neste nosso mundo vivemos uma vida rápida. Corremos para não ficar atrás dos outros. Trabalhamos mais para nos destacarmos dos outros. Estamos ligados a várias coisas ao mesmo tempo, o que se traduz no aumento do nosso stress e ansiedade. Competimos para estarmos ocupados, para sermos mais importantes.

O presente está cada vez mais acelerado e tentamos acompanhar esse ritmo até a exaustão.

Será que tem de ser assim?

Se mudarmos o decurso dos nossos dias – focando-nos no essencial – seremos verdadeiras pessoas produtivas e não meramente pessoas ocupadas.

São várias as diferenças entre as características das pessoas produtivas e ocupadas. O quadro que a baixo se apresenta pretende fazer essa síntese.

Concordo que a vida é uma correria. No entanto, acredito que há sempre tempo para experienciar coisas novas quando alteramos o nosso foco. Isto exige esforço, tempo e energia da nossa parte, mas é muito prazeroso quando chegamos ao final do dia com o sentimento de “missão cumprida” e nos permiti-nos descansar e dedicarmo-nos aos outros papéis que desempenhamos.

O que podemos fazer?

II.   3 Estratégias com vista à verdadeira produtividade

Não existem fórmulas mágicas. Somos todos pessoas diferentes, com intenções e valores diferenciados, que nos orientam nas diversas esferas da nossa vida. O que resulta para mim, pode não resultar para si. A proposta é que leia as estratégias que lhe proponho e que avalie se estas fazem sentido para si. Caso seja essa a sua avaliação, coloque-as em prática, sempre respeitando o seu ritmo individual e os seus limites.

 1. Faça o mapeamento do seu tempo

Comece por permitir-se conhecer como e onde e como “gasta” os seus segundos, minutos e horas. Para recuperar o controlo do seu tempo, com vista à verdadeira produtividade, tem de conhecer onde estão as fragilidades e para isso, deverá fazer o registo das suas atividades diárias.

Se a sua maior preocupação é a produtividade laboral, utilize esta estratégia, para registar as atividades  que realiza apenas durante os dias e horas de trabalho. Mais tarde, e caso assim o entenda, poderá estendê-la às outras áreas da sua vida. Garanto-lhe que ficará surpreendido com os dados que irá obter.

Como fazer?

– Decida o formato (papel, digital, …).

– Construa um quadro no qual vai tomar nota: data e dia da semana; atividade realizada; hora do início; hora da finalização; duração; nível de energia (1=esgotado; 2=neutro; 3= enérgico); nível de concentração (1=baixo; 2=neutro; 3= alto); interrupções (registo do nº de interrupções que faz enquanto realiza cada tarefa; poderá complementar este registo indicando o que motivou essa interrupção: chamada telefónica, sms, email, …); valor (alto, médio, baixo, nenhum): está relacionado com o cumprimento dos objetivos que definiu para si.

O simples facto de tomar nota de todas as suas atividades, irá torná-lo mais consciente da forma como faz a gestão do seu tempo, e esse é o único objetivo, neste momento, que se pretende. Este quadro deve refletir, de forma mais fiel, a sua realidade. Se alterar a sua rotina porque está a fazer este exercício então não vamos conseguir conhecer a sua verdadeira realidade atual.

O mapa do seu tempo

2. Coloque a tecnologia ao seu serviço

Da análise do quadro anterior, vai perceber quais são as fontes das interrupções das suas atividades e, arrisco a dizer-lhe que grande parte destas, estão relacionadas com a tecnologia.

Em 1999, o Dr Donald Wetmore, especialista em gestão de tempo, escreveu que uma pessoa comum tinha acesso a mais informação num só dia do que uma pessoa comum, em média, durante toda  a vida em 1900. Tendo em conta que atualmente, no ano de 2021, o recurso a smartphones, wi-fi, redes sociais é constante, podemos afirmar, sem hesitações que a quantidade de informação disparou.

Assim é importante decidir se queremos usar a tecnologia a nosso favor e a favor da gestão do nosso tempo ou se queremos ser manipulados pela tecnologia, deixando que esta dite a forma como vou ocupar o meu tempo. Não devemos temer perder alguma coisa se estabelecermos horários para estarmos on-line. Ou temer que se esqueçam de nós por não estarmos envolvidos em tudo. O preço a pagar por este nível constante de conexão pode ser muito elevado, não só a nível profissional, como a nível pessoal, familiar e social.

Atenção! Não estou a colocar de parte todas as vantagens que as tecnologias nos têm trazido, ainda muito mais agora, em plena Pandemia, permitindo a muitos de nós que o nosso trabalho continue, embora não fisicamente nas nossas empresas, mas sim a partir de nossa casa, em segurança.

O meu alerta é para a utilização que se faz da tecnologia e como a sua menos boa utilização pode impactar negativamente a nossa produtividade. Colocar o foco na tarefa e estar verdadeiramente presente quando a realizo é o desafio.

Como fazer?

– Definir horários para consultar o email e dar resposta aos mesmos (com início e fim bem definido). Consultar o email é uma tarefa, como todas as outras e não deve ser um sabotador de tempo. Para que não corra o risco de não responder a um email urgente, informe as pessoas com quem trabalha das suas regras. Em caso de urgência (verdadeira urgência) estará sempre disponível (defina como);

– Silenciar as notificações (emails, sms, redes sociais, …);

– Definir períodos para consultar o telemóvel. Sabia que, consultamos, em média, o telemóvel de forma automática a cada 10 minutos? Defina quais os períodos em que irá permitir-se atualizar as suas informações nas redes socais, telefonar a amigos, etc.

Em si mesma, a tecnologia não é boa nem má. Tudo depende da utilização que fazemos desta e do seu impacto na nossa produtividade.

Coloque a tecnologia ao seu serviço

3. Crie uma NOT To Do List

Criar uma NOT To Do List é um passo vital para a produtividade e para colocar o foco no essencial, por isso convido-o a construir uma.

Pode usar a sua agenda de papel, uma folha de papel solta, a sua agenda digital, o bloco de notas do seu Smartphone, … o importante é que defina onde vai fazer, faça e seja consistente na utilização desta estratégia.

O ponto de partida é a sua To Do List e o desafio é identificar e transitar tarefas da To Do List para a NOT To Do List, bem como colocar aquelas tarefas das quais está consciente que são um entrave à sua produtividade. Pode ser uma reunião para a qual foi convidado mas que para si não faz sentido estar; pode ser um almoço com um colega de trabalho, ao qual inicialmente não lhe fazia sentido faltar; pode ser registar os sabotadores do seu tempo que conhece tão bem agora, após ter realizado a estratégia de mapeamento do seu tempo.

Mover os itens da sua To Do List para a NOT To Do List permitir-lhe-á colocar o foco nos aspetos que são verdadeiramente importantes. Quando dizemos que não para o que não interessa estamos a dizer que sim para o que realmente faz sentido e são importantes para si.

O desafio é criar uma NOT To Do List semanalmente, tornando-se um ritual que acompanha o planeamento do seu tempo.

Desafio-o também a revisitar as suas NOT To Do Lists anteriores para que torne consciente que os aspetos que lhe pareciam impossíveis de abdicar, nesse momento, podem ser descartáveis e que o mundo não acabou por não as ter realizado.

Uma nota final…

Mesmo que o seu dia de trabalho esteja planeado ao pormenor, mesmo usando todas as estratégias que lhe apresento e outras igualmente ou mais eficazes, não se esqueça que deve deixar espaço na sua agenda para os imprevistos. A consciência de que não conseguimos controlar tudo tem também uma influência direta e muito importante na nossa produtividade.

A flexibilidade permitir-lhe-á reajustar, reagendar, adaptar-se às circunstâncias daquele dia e daquela hora. Aceitar as imprevisibilidades tem uma influência direta nas suas emoções e, consequentemente, no seu comportamento. Ser flexível é aceitar a nova situação sem ficar irritado, frustrado porque o seu dia não está a correr como planeado.

Como afirma Cristina Benito, economista e pós-graduada em Gestão Empresarial: “a flexibilidade permite-nos transformar qualquer contratempo numa oportunidade inesperada”.

Autor

Sofia Pereira

Empreendedora e especialista em gestão de tempo, produtividade e work-life-balance. Fundadora da Academy4you – Coaching | Training | Consulting e da Academia pais Sem pressa. Certificação Internacional em Coaching Neurolinguístico. Certificação em Inteligência Emocional e Social. Distinguida com o Selo Slow Coaching, pelo Slow Movement Portugal. É a primeira e única profissional com esta distinção, em Portugal. Consultora work-life balance. Certificação em Mindfulness e meditação. Formadora certificada. Experiência em Coordenação de equipas. Experiência como Docente no Ensino Superior. É licenciada em Serviço Social, Pós-graduada em Análise e Intervenção Familiar,  pela Faculdade de Psicologia da Universidade de Coimbra.

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