Artigo, Qualidade Industrial
PDCA: Plan-Do-Check-Act (repeat) ↺
O ciclo PDCA é uma das ferramentas mais conhecidas no âmbito da melhoria contínua dentro das organizações. Também conhecida por ciclo de Shaewhart, esta ferramenta aplica-se aos mais diversos projetos e estratégias profissionais, e prevê a divisão dos processos em quatro etapas fundamentais.
Esta metodologia permite acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa através da identificação de problemas, descoberta das principais causas e das possíveis soluções. É extremamente útil para resolver problemas sem uma resolução óbvia, ou para os quais não existe uma solução estruturada e eficaz.
O que é o ciclo PDCA?
Este método resulta da vasta experiência da Toyota na procura pela resolução de problemas no chão de fábrica. Trata-se de um mecanismo iterativo e contínuo da administração de processos que se inicia a partir da identificação de um problema.
Tal como a nomenclatura indica, o PDCA divide-se em quatro etapas fundamentais na gestão de processos:
Tendo como principal foco a qualidade, esta ferramenta parte do princípio de que não existem processos perfeitos. Existe sempre a possibilidade de otimizar os processos, tendo por base a utilidade das lições anteriormente aprendidas.
O PDCA atua sob uma perspetiva cíclica, o que significa que, após percorrerem as quatro etapas definidas, os agentes envolvidos são capazes de agregar o conhecimento recém-adquirido e de o repetir ao longo do ciclo, eliminando constantemente desperdícios e aumentando a competitividade da empresa.
Para que serve esta metodologia?
O ciclo PDCA tem como finalidade principal a melhoria contínua de processos, que através de uma gestão mais eficiente e clara, possibilita resultados mais eficientes, mais rápidos e com menos custos associados.
Esta metodologia possibilita um controlo extra sobre os micro processos de uma empresa, no sentido em que facilita a divisão de processos em subprocessos de análise mais simples e por isso mais acessíveis e fáceis de otimizar.
Porque deve utilizar o PDCA na sua empresa?
Revelamos abaixo alguns dos motivos pelos quais deve utilizar o ciclo PDCA na sua empresa, no âmbito da melhoria contínua:
– Simplifica a gestão de processos;
– Não exige um vasto conhecimento de ferramentas da qualidade;
– Aumenta o controlo sobre as operações;
– Permite a aquisição de uma aprendizagem contínua;
– Fator competitivo entre empresas;
– Permite o conhecimento precoce de desperdícios;
– Reduz os custos com recursos humanos, materiais e financeiros;
– Diminui o tempo e a energia dedicados a uma determinada operação;
– É bastante flexível e por isso aplicável a diversas empresas, em diferentes mercados.
As 4 etapas do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Como se referiu anteriormente, o ciclo PDCA procura, através dos conhecimentos adquiridos, manter o controlo dos processos de forma a evitar desvios, prevenindo a ocorrência de problemas e afastando o conceito impulsivo de “apagar fogos”. Quando usado de forma preventiva e contínua, pode levar à identificação de possíveis melhorias nos processos, evitando uma tomada de decisão impulsiva e, consequentemente, o desperdício de recursos.
O ciclo PDCA é então constituído por 4 etapas fundamentais:
1. Plan (planear)
Trata-se de um conceito geral, todos os processos têm sucesso com um bom planeamento. Os profissionais que tentam fugir desta etapa acabam por ficar perdidos no meio de uma constante desorganização, o que incrementa a perda de valor e de energia. Para contruir um bom planeamento é fundamental ter uma meta, um objetivo final para a situação que se pretende solucionar e um plano para alcançar esse objetivo em tempo útil.
2. Do (executar)
Por muito bom que seja o planeamento, a fase de execução é crucial. Antes de colocar as mãos na massa é necessário investir tempo na capacitação e sensibilização da equipa à qual se destina o projeto, e atribuir as tarefas de forma responsável, só depois é que se deve proceder à implementação do mesmo.
3. Check (validar)
Nesta fase, procede-se a verificação do funcionamento do plano criado.
Desta validação extraem-se os KPIs que permitem averiguar a eficácia do processo. Deve estudar-se o comportamento destes indicadores, em todas as ações implementadas, de forma a identificar oportunidades e ameaças. As oportunidades devem ser vinculadas ao processo, enquanto as ameaças devem ser imediatamente eliminadas ou, se possível, corrigidas.
4. Act (agir)
É chegado o momento de tomar decisões. Perante a situação em que nos encontramos, é necessário verificar se a meta foi ou não atingida, e no caso de ter sido atingida, pensar na melhor forma para se divulgarem os resultados e a aprendizagem adquirida, bem como formas de atuar caso os problemas reapareçam.
Se a meta for atingida, a equipa deve decidir tomar a decisão de preservar a solução implementada por um prazo determinado – padronização, ou por outro lado, de repetir o ciclo com o objetivo de o otimizar para atingir uma meta mais exigente. Cada vez que se atingir uma meta, deve aumentar-se a sua exigência.
Se, pelo contrário, a meta não for atingida, é necessário reformular o plano e voltar a percorrer o ciclo de forma otimizada, tendo no horizonte a mesma meta, até que o problema fique resolvido e possa ser padronizado.
Em conclusão…
Procurámos esclarecer, ao longo deste artigo, o conceito, a história e as possíveis aplicações do ciclo PDCA a processos internos ou projetos específicos dentro das organizações.
Uma das chaves para o sucesso deste método é o envolvimento dos intervenientes na mudança e a capacitação das equipas de trabalho, que devem ampliar os seus conhecimentos através de cursos ou até mesmo de formações internas, fornecidas por um agente que se sinta capaz e confortável em transmitir o conhecimento.
O PDCA não deve parar, quando um ciclo termina outro deve iniciar-se, só desta forma é possível uma otimização contínua dos processos.
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